Office-n-PDF :: PDF-basierte Dokumentenverwaltung mit Volltextsuche
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Fragen & Antworten zu Office-n-PDF
Die wichtigsten Fragen und Antworten zu Office-n-PDF
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Archiviert Office-n-PDF revisionssicher und entspricht es den rechtlichen Anforderungen zur digitalen Archivierung (GoBD)?

Office-n-PDF entspricht den "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD - Az.: IVA4 - S 0316/13/10003 | DOK 2014/0353090") und unterstützt dabei trotz ausgesprochen hoher Performance die symmetrische 128-Bit AES-Verschlüsselung (Rijndael Algorithmus).

Office-n-PDF ermöglicht die gesetzeskonforme Archivierung durch Unterstützung des Langzeitarchivierungsformats PDF/A, dem genormten Format zur Langzeitarchivierung digitaler Dokumente, welches von der International Organization for Standardization (ISO) als Subset des Portable Document Format (PDF) genormt wurde. Die Norm wurde im Jahr 2005 als ISO 19005-1:2005 spezifiziert.  Zusätzlich erreicht Office-n-PDF die Unveränderbarkeit Ihrer Dokumente durch digitale Unterschriften (Signatur).

Zusätzlich werden auch sämtliche extern hinzugefügte Unterlagen (z. B. aus Word oder Libre-/OpenOffice) aber auch eingescannte Unterlagen direkt in das Langzeitarchivierungsformat PDF/A konvertiert, auf Wunsch ebenfalls gleich mit einer digitalen Unterschrift (Signatur).
Ist Office-n-PDF Windows XP, Vista, 7, 8 und Windows 10 kompatibel?

Ja, sowohl für 32 Bit als auch für 64 Bit.
Darf man die 30-Tage-Testversion bereits produktiv einsetzen?

Ja, Sie können. Arbeiten Sie von Anfang an mit Office-n-PDF so, als hätten Sie das Produkt bereits erworben (bitte beachten Sie, dass der Import-assistent der Testversion maximal 10 Dokumente pro Importvorgang und die OCR-Texterkennung maximal 2 Seiten unterstützt). Nach Ablauf der
30-Tage endet das Nutzungsrecht und Sie müssen das Produkt für die weitere Verwendung lizenzieren. Ihre Daten und Dokumente stehen nach
der Freischaltung vollständig zur Verfügung und Sie können direkt weiterarbeiten.
Wie wird eine Datensicherung erzeugt und wo wird diese abgelegt?

Eine Datensicherung führen Sie bei geöffneter Office-n-PDF-Datenbank über den Menüpunkt "Extras/Komprimieren & Reparieren" durch. Das erzeugte Backup finden Sie anschließend im gleichen Ordner, in dem auch Ihre zu sichernde Datenbank liegt. Vergewissern Sie sich bitte vorher darüber, dass Sie über einen ausreichenden Speicherplatz auf dem Datenträger verfügen. In der Professional-Edition erzeugen Sie Ihre Datensicherung zentral über den SQL-Server - ein "Komprimieren & Reparieren" ist daher nicht notwendig.

Beachten Sie bitte, dass Sie neben der Sicherung und Komprimierung der Indexdatenbank auch den Ordner mit den Dokumenten sichern müssen. Dieser Orderner trägt bei der Private- und Standard-Edition stets den gleichen Namen, wie Ihre Datenbankdatei, jedoch mit einem abschließenden Unterstrich "_" und befindet sich immer im gleichen Verzeichnis wie Ihre Datenbankdatei. Bei der Professional-Edition werden die Dokumente im Archivordner verwaltet (siehe Handbuch oder Online-Hilfe).
Kann man Berechtigungen auf Memos und Ordner für Benutzer und ganze Teams vergeben?

Ja, allerdings steht Ihnen das Rechtemanagement erst ab der Professional-Edition zur Verfügung. Ab der Private-Edition können Sie jedoch auch Kennwörter für einzelne Elemente vergeben.
Kann man Office-n-PDF auch mobil auf USB-Stick nutzen?

Ja, eine mobile Office-n-PDF-Datenbank können Sie zudem mit einer weiteren (zentralen) Office-n-PDF-Datenbank jederzeit abgleichen. Sie benö-
tigen jedoch auch auf dem Zielrechner (z. B. Notebook) die Laufzeitumgebung (Installation) des Office-n-PDF.
Wie nehme ich mit dem Support der JBSoftware Kontakt auf und erhalte ich einen Rückruf?

Damit wir unsere Produktpreise möglichst niedrig halten können, bieten wir keinen telefonischen Support. Bei Fragen möchten wir Sie daher bitten, diese per E-Mail zu stellen. Unter dem Menüpunkt "Hilfe (?)" und der Auswahlmöglichkeit "E-Mail an Support senden" wird eine neue E-Mail geöffnet, in welcher das Problem geschildert bzw. Fragen gestellt werden können. Sie erhalten in der Regel noch am gleichen Werktag eine Rückmeldung. Unser Support ist völlig kostenlos für Sie - ohne teuren Wartungsvertrag.
Wie kann ich mit mehreren Office-n-PDF-Datenbanken gleichzeitig arbeiten und dabei Dokumente übertragen?

Öffnen Sie zunächst mindestens zwei Datenbanken und wechseln Sie über den Menüpunkt "Fenster" in den Split-Modus (z. B. vertikale Gruppe anordnen). Jetzt können Sie Dokumente und ganze Ordnerstrukturen mit gedrückter Maustaste per Drag & Drop von einer Datenbank zur nächsten ziehen/übertragen.
In welchem Verzeichnis werden meine Datenbanken verwaltet?

Das bestimmen Sie selbst! Als Standard-Speicherort schlägt Office-n-PDF das Stammverzeichnis unter "Eigene Dateien" bzw. ab Windows Vista "Eigene Dokumente" vor. Sie können den Ort jedoch selbst bestimmen. Bei der Professional-Edition definieren Sie in der Administration ein gemein-sames Archivverzeichnis.
Wie kann ich die selbst bearbeiteten Kennungen auch auf meinem Notebook nutzen?

Kopieren Sie die auf Ihrem PC befindliche Datei "tagsUsr.dat" im Ordner "Einstellungen" unter "Eigene Dateien/Office-n-PDF/Einstellungen/System" bzw. ab Windows Vista "Eigene Dokumente/Benutzername/Office-n-PDF/Einstellungen/System" in den entsprechenden Ordner Ihres Zielrechners.
Darf ich eine lizenzierte Version des Office-n-PDF auch auf einem Zweitrechner nutzen?

Die Standard-Edition darf auf einem zweiten PC installiert und betrieben werden. Verwenden dürfen Sie jedoch immer nur eine Kopie zur gleichen Zeit - und auch nur Sie als Lizenznehmer mit identischem Login. Die Private-Edition darf hingegen nur auf maximal einem PC (zudem Privatrechner) installiert werden. Die Professional-Edition darf auf einem zentralen Microsoft SQL Server installiert und betrieben werden. Bei einer Mehrplatzumgebung gilt jeder Login-Account als eine Lizenz.
Was ist zu tun, damit sich Benutzer in der Professional-Edition an ihren Arbeitsstationen anmelden können?

Bevor Sie mit der Professional-Edition arbeiten können, muss Ihr Administrator in der Benutzer-/Rechteverwaltung die Einstellungen für die Benutzerkonten vornehmen. Erst danach ist es möglich, dass sich die Benutzer an Ihren Arbeitsstationen anmelden können.
Der E-Mail-Versand über Thunderbird funktioniert nicht. Was ist zu tun?

Prüfen Sie, welcher Standard-E-Mail-Client bei Ihnen festgelegt wurde. Bei Windows XP z. B. finden Sie diese Einstellung unter Systemsteuerung -> Internetoptionen -> Reiter:Programme. Stellen Sie sicher, dass dort Mozilla Thunderbird bei "E-Mail" eingetragen ist. Zusätzlich müssen Sie Thunderbird noch innerhalb als "Standard-E-Mail-Client" aktivieren. Das Häkchen für Standard-E-Mail-Programm somit setzen. Starten Sie Thunderbird und dann -> Extras -> Einstellungen -> Reiter:Allgemein. Klicken Sie auf das Häkchen "Beim Start prüfen, ob Thunderbird als Standard-Anwendung registriert ist."
Unterstützt Office-n-PDF auch OpenOffice und LibreOffice?

Ja, denn Office-n-PDF ist universell einsetzbar. Öffnen Sie das zu archivierende Dokument in Open-/LibreOffice und starten den Druckvorgang. Wählen Sie als Drucker bitte "An Office-n-PDF senden". Wenn Sie ein neues Dokument in Open-/LibreOffice erstellen, achten Sie bitte darauf, das Dokument zu speichern, bevor Sie den Archivierungsprozess starten.
Die rechte Eigenschaftenleiste ist nicht zu sehen. Wie kann diese eingeblendet werden?

Vermutlich wurde unter Windows die Funktion "DPI-Skalierung im Stil von Windows XP verwenden" im Dialogfeld "Benutzerdefinierte Textgröße (DPI) festlegen" aktiviert. Bitte dieses Häkchen unter Windows wieder entfernen und Office-n-PDF neu starten.
Der Support ist zwei Jahre kostenfrei, was geschieht danach?

Zunächst der Hinweis, dass Office-n-PDF auch ohne Support weiterhin verwendet werden darf. Folgekosten sind somit nicht zwangsläufig gegeben. Den Support können Sie um jeweils 3 weitere Jahre verlängern. Der Preis dafür liegt bei 50% der bereits gezahlten Lizenzkosten.
Können Lizenzen an andere Mitarbeiter der gleichen Firma übertragen werden?

Eine Lizenzverletzung trifft dann zu, wenn sich Personen eine Lizenz teilen. Falls ein Mitarbeiter über einen längeren Zeitraum nicht weiter mit Office-n-PDF arbeitet oder die Firma verlässt, darf die Lizenz, jedoch frühestens nach 7 Tagen, einem anderen Mitarbeiter zugeteilt werden.
Kann Office-n-PDF in einer Terminalserverumgebung (z. B. Citrix) installiert werden?

Office-n-PDF kann auch in einer Terminalserverumgebung eingesetzt werden. Aufgrund der Komplexität dieses Themas bieten wir jedoch keinen Installationssupport für den Einsatz innerhalb einer Terminalserverumgebung. Daher empfehlen wir Ihnen den Einsatz zunächst mit unserer 30-Tage-Testversion zu prüfen und gerne auch bereits produktiv einzusetzen.
Ich besitze einen Scanner der ScanSnap-Serie von Fujitsu. Wie kann ich Scannen?

Eine der häufigsten Supportanfragen sind Fragen zur günstigen ScanSnap-Serie von Fujitsu, da diese Scanner nicht TWAIN-kompatibel sind. Den äußerst attraktiven Preis dieser Homescanner zahlt man demnach mit der fehlenden TWAIN-Unterstützung. Es gibt allerdings den folgenden Workaround, um dennoch direkt nach Office-n-PDF zu scannen.

Wechseln Sie im ScanSnap-Manager auf "Scan-to-Print"
(1). Führen Sie den Scan durch, wählen als Drucker "An Office-n-PDF senden" (2) und bestätigen diese Änderung mit einem abschließenden Klick auf die Schaltfläche "Drucken".
Lassen sich Dokumente auch ganz automatisch im Hintergrund mittels Überwachungsordner archivieren?

Zu diesem Zweck existiert das Add-On "Watchdog für Office-n-PDF". Watchdog ist ein Add-On für Office-n-PDF
und archiviert im Hintergrund automatisiert sämtliche neu eingegangenen Dokumente. Dies können beispielsweise
PDF-Dokumente aber auch Faxe sein. Voraussetzung ist lediglich eine Vollversion von Office-n-PDF in der
Standard- oder Professional-Edition.

Weitere Informationen zu Watchdog für Office-n-PDF finden Sie auf der Produktseite www.Watchdog-OPDF.com

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