Office-n-PDF :: PDF-basierte Dokumentenverwaltung mit Volltextsuche
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Neue Funktionen in Office-n-PDF 3
Textbausteinverwaltung, made in Germany
Textbausteinverwaltung ohne Spyware, Adware, Malware

Direktes einscannen von Papierdokumenten


Mit der neuen Scanner-Unterstützung können riesige Mengen unterschiedlichster Papierdokumente, wie Rechnungen, Projektdaten, Kalkulationen, Präsentationen und sonstige Unterlagen ohne eine zusätzliche Anwendung direkt eingescannt und archiviert werden.
Automatische OCR-Texterkennung auch für vorhandene PDF-Dokumente
Die integrierte OCR-Texterkennung wandelt eingescannte Papierunterlagen in Sekundenschnelle in durchsuchbare PDF-Dokumente um. Anschließend stehen
diese Ihnen als auch dem gesamten Team per Schlagwort- und Volltextsuche zur Verfügung. Aber nicht nur für eingescannte Papierdokumente wird eine Texter-
kennung durchgeführt, auch bislang nicht durchsuchbare PDF-Dokumente sowie
Bilder und sonstige Grafikdateien können mittels der neuen OCR-Texterkennung durchsuchbar gemacht werden.
Erweiterte Archivfunktionen für Microsoft Outlook
Mit dem neuen Add-In für Microsoft Outlook können E-Mails jetzt ganz einfach per Schaltfläche direkt an Office-n-PDF übergeben werden.

Neu ist auch hier die OCR-Funktion für E-Mail-Anhänge bei Verwendung der Professional-Edition. Wenn Sie aus Microsoft Outlook E-Mails mit Anhängen archivieren, werden diese auf Wunsch per Texterkennung gewandelt und dem Suchindex hinzugefügt.
Universelle Dateiunterstützung mittels generischem Druckertreiber
Dank des neuen PDF-Druckers können Sie Dokumente aber auch zum Beispiel Webseiten aus jeder beliebigen Anwendung heraus im Handumdrehen archivieren.

Somit können Sie auch dann Dateien und Dokumente archivieren, wenn es sich um
ein seltenes Dateiformat handelt. Einfach die Datei oder die Webseite öffnen,
drucken ausführen, schon wird archiviert!
Add-Ins für Microsoft Office
Neben dem neuen Add-In für Microsoft Outlook bietet Office-n-PDF auch Add-Ins
für Microsoft Word, Excel und PowerPoint.

Mit diesen Add-Ins können Sie ohne Office-n-PDF zuvor starten zu müssen, direkt
und ohne Umwege jede geöffnete Microsoft Office Datei mit nur einem Mauklick archivieren.
Seitenleiste für mehr Details
Die rechte Seitenleiste wurde erweitert und bietet nun auch die Option für Kurz-
beschreibungen und Benutzerkommentare.

Mit der Kurzbeschreibung ist es dem Anwender u. a. möglich, zusätzliche Infor-
mationen einem Dokument zuzuordnen.

Mit Kommentaren können insbesondere bei der Mehrplatzumgebung die Mitarbeiter
einer Abteilung oder der ganzen Firma Informationen, Bewertungen oder einfach
nur Randnotizen den einzelnen Dokumenten hinzufügen.
Schneller Wechsel zur Trefferliste vereinfacht die Detailsuche
Ein Klick und Sie können jetzt von einer Textsuche direkt zur Trefferliste wechseln. Diese ermöglicht einen besseren Überblick aller in einem Dokument enthaltenen Fundstellen.
Optimierter Suchassistent
Der Suchassistent bietet jetzt noch mehr Filtermöglichkeiten für eine effektive Dokumentenrecherche. Dieser kann nun zusätzlich zur UND-/ODER-/NICHT-Suche und neben der Suche nach Erstellungs- und Änderungsdatum auch nach Kommentaren sowie nach dem Dateinamen oder Inhalt bei archivierten Anhängen suchen.
Erweiterte Gruppenmitgliedsinformationen
+ Vererbung von Zugriffs- und Bearbeitungsrechten

Für die Professional-Edition wurde das Benutzerrechtemanagement nochmals stark erweitert.

So wurde z. B. die Rechtevergabe und die Benutzerdefinition optimiert. Unter anderem können Berechtigungen an ganze Ordnerstrukturen weiter vererbt werden.

Erweiterte Gruppenmitgliedsinformationen sorgen zudem für mehr Überblick.
Weitere Neuerungen
Das Limit von max. 8 Arbeitsplätzen für die Small-Business-Edition auf 15 angehoben.
Erweiterte Programmeinstellungen
Kantenglättungsfilter für mehr Schärfe größenveränderter Bilder
Verbessertes Handling für Drag'n'Drop
Einfaches Hinzufügen von Schlagworten
Vereinfachte Kennungssymbolauswahl
Außerdem wurde ein weiteres Theme erstellt, mit dem auf Wunsch das Layout des Progamms verändert werden kann.
Neue Funktionen in Office-n-PDF 2

Entspricht den aktuellen gesetzlichen Anforderungen zu GoBD (Az.: IVA4 - S 0316/13/10003, vom 1. Januar 2015)

Sorgen Sie für die für Unternehmen so wichtige Rechtsklarheit. Denn Office-n-PDF entspricht bereits den aktuellen "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD - Az.: IVA4 - S 0316/13/10003 | DOK 2014/0353090") vom 1. Januar 2015.
Weitere Neuerungen
Dauerhaft hinzuschaltbare alphabetische Sortierung der Baumstruktur
Datencontainer lassen sich ab sofort rein optional verschlüsseln
Schnellere Scan-Engine mit nativer Unterstützung für AVE (Einzelblatteinzug) und Trennblatterkennung
PDF-Titel für gescannte Dokumente lassen sich mittels Variablen vordefinieren
Die Texterkennung unterstützt nun auch weitere Sprachen ( z. B. Englisch, Französisch, Spanisch, Italienisch)
Drag'n'Drop jetzt auch von Office-n-PDF nach Windows sowie direkt nach Fremdanwendungen
Mehrere Dokumente im Listenmodus selektieren und gemeinsam Schlagworte zuteilen.
Mehrere Dokumente im Listenmodus selektieren und kopieren, verschieben oder als E-Mail Anhänge versenden
Dokumentenübersicht aller mit Verfallsdatum versehenen Dokumente einsehen
Dokumentenübersicht aller zuletzt in der Datenbank geänderten Dokumente einsehen
PDF/A-Konvertierung mit Validierung für nicht PDF/A-konforme Dokumente
Für unterschiedliche Scanner-Einstellungen können ab sofort Scan-Profile angelegt werden
Direkt zugängliche Scanner-Schaltfläche
Es lassen sich einzelne Seiten aus einem Dokument extrahieren
F11 zum schnellen Ein-/Ausblenden der Baumstruktur
Neue Gruppierungsoptionen, wie nach Anlagen, Verknüpfungen oder nach Verfallsdatum
Trennen und Erweitern (Split- und Merge-Funktionen) für bereits archivierte Dokumente
Automatische Umlauterkennung für beschädigte oder fehlerhafte E-Mails im Unicode-Format
Ein mögliches Verfallsdatum wird nun auch in der rechten Seitenleiste angezeigt
PDF-spezifische Eigenschaften, wie Autor, Thema, Schlüsselwörter können bearbeitet werden.
Es kann jetzt auch nach Dateierstellungs- und dem Dateiänderungsdatum gesucht werden
Kompatibel zu Windows 10 und SQL Server 2016
Außerdem erleichtern viele kleine Änderungen im Detail die tägliche Arbeit mit dem neuen Office-n-PDF.
*Die "Small-Business-Edition" nennt sich ab sofort "Standard-Edition"

Revisionssichere Langzeitarchivierung durch PDF/A und Signatur

Erreichen Sie die Unveränderbarkeit Ihrer Dokumente durch eine digitale Signatur und archivieren Sie Ihre Dokumente im PDF/A-Format, dem Langzeitarchivierungsformat digitaler Dokumente, welches von der International Organization for Standardization (ISO) als Subset des Portable Document Format (PDF) genormt wurde.

Die Norm wurde im Jahr 2005 als ISO 19005-1:2005 spezifiziert.

Metadateneditor und komfortable Suchmuster

Mit Hilfe des neuen Metadateneditors lassen sich persönliche Datenmasken erstellen, in denen sich dokumentenbezogene Zusatz-informationen ablegen lassen, so zum Beispiel die ISBN-Nummer eines Buches oder das Rechnungsdatum nebst Eingangsvermerk.

Unterstützt werden neben freien Textfeldern auch Options-, Datums-, Kombinations- und Nachschlaglistenfelder.

Hyperlinks und Befehlszeilenparameter für externe Anwendungen

Ab sofort lassen sich Windows-konforme Hyperlinks erzeugen. Diese können anschließend in Fremdanwendungen eingefügt und als Standard-Hyperlink angewendet werden. Zusätzlich werden ab sofort auch diverse Befehlszeilenparameter unterstützt. Hierdurch können Fremdanwendungen direkt auf Dokumente oder Ordnerstrukturen innerhalb Office-n-PDF verweisen. Damit ist es beispielsweise möglich, dass eine CRM-Anwendung die in Office-n-PDF hinterlegte Kundenakte öffnen kann.

Neue Scan-Engine mit Trennblatterkennung, nativem Duplexscan und PDF/A-Unterstützung

Die neue Scan-Engine ist schneller in der Batchverarbeitung, verbraucht weniger Ressourcen und erzeugt komprimierte PDF/A-konforme, digital signierte Dokumente.

Dank Duplexscan lassen sich auch doppelseitige Dokumente problemlos scannen.

Durch die automatische Trennblatterkennung lassen sich ganze Papierstapel mit nur einem Scan-Vorgang verarbeiten.

Umfangreiche Stempelsammlung

Stempeln Sie Ihre archivierten Dokumente mit nur einem Klick. So können Dokumente beispielsweise ganz unkompliziert mit einem "Erledigt", "Intern" oder "Bezahlt" gekennzeichnet werden.

Persönliche und gemeinsame Suchmusterverwaltung

Wiederkehrende Suchanfragen lassen sich als Suchmuster speichern und zur späteren Wiederverwendung aufrufen.

Dabei lassen sich nicht nur persönliche Suchmuster, sondern auch Suchmuster für die gemeinsame Dokumentenrecherche im Team erstellen.
Mittels neuer Filterfunktionen wartet Office-n-PDF mit unterschiedlichsten Sichten auf archivierte Dokumente auf. So können beispielsweise Dokumente nach Index, alle verwendeten Schlagworte, Verfallsdatum oder nach Dateianhängen sortiert und gruppiert werden.

Verschiedene Sichten auf Ihren Datenpool

Verbesserte OCR-Texterkennung mit Bildrauschfilter und Dateigrößenkomprimierung

Die optimierte OCR-Texterkennungsengine unterstützt ab sofort auch Englisch (weitere Sprachpakete folgen), ist deutlich schneller, präziser und verbraucht weniger Ressourcen.

Der hinzuschaltbare Bildrauschfilter sorgt auch bei schlechtem Ausgangsmaterial für ein optimales Texterkennungsergebnis.

Die neue PDF-Dateigrößenkomprimierung sorgt auch ohne Qualitätsverlust für kleine PDF-Dateien.

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