Office-n-PDF :: PDF-basierte Dokumentenverwaltung mit Volltextsuche
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§ Office-n-PDF 3 entspricht den aktuellsten GoBD des deutschen BMF
Textbausteinverwaltung, made in Germany
Textbausteinverwaltung ohne Spyware, Adware, Malware
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In diesem Fall empfehlen wir Ihnen den Download der "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)".
Versionierung (Historie)
Änderungen können mitprotokolliert werden, indem sich Versionsstände archivieren und zu jederzeit wieder vollumfänglich zurückrufen lassen.
Originalgetreue Archivierung

Archivierte Dateien und E-Mails stimmen mit dem Original überein und können jederzeit ohne jeglichen Informationsverlust aus dem Archiv heraus wiederhergestellt werden.

Manipulationssicherheit

Neben der elektronischen Unterschrift (Signatur) sorgt die integrierte AES-Verschlüsselung für Archivdateien sowie die Unterstützung des Langzeitarchivierungsformats PDF/A für die zwingend notwendige Manipulationssicherheit.
Aufbewahrungsfristen
Die in Office-n-PDF archivierten Dateien und E-Mails stimmen mit dem Original überein und lassen sich jederzeit ohne Informationsverluste aus dem Archiv heraus wiederherstellen.
Vollständigkeit
Office-n-PDF ermöglicht die vollständige Archivierung aller unternehmensrelevanter Unterlagen.

Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen sowie Buchungsbelege müssen zehn Jahre aufbewahrt werden.
Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, müssen sechs Jahre aufbewahrt werden.
 
:: Rechtlicher Hinweis
Diese Informationsseite erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Sie dient lediglich der Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Für eine verbindliche Rechtsberatung wenden Sie sich bitte an einen spezialisierten Rechtsanwalt. Eine Gewähr und Haftung für die Richtigkeit dieser Angaben wird nicht übernommen.


 
:: Office-n-PDF 3 entspricht den aktuellsten GoBD vom 1. Januar 2015
Mit Hilfe von Office-n-PDF kann Ihr Unternehmen die gegebenen rechtlichen Risiken einfach und zuverlässig ausschließen. Denn Office-n-PDF entspricht bereits den zum 1. Januar 2015 durch das Bundesfinanzministerium veröffentlichten "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD - Az.: IVA4 - S 0316/13/10003 | DOK 2014/0353090)" und unterstützt dabei trotz ausgesprochen hoher Performance die symmetrische AES-Verschlüsselung (Rijndael Algorithmus).

Office-n-PDF ermöglicht die gesetzeskonforme Archivierung durch Unterstützung des Langzeitarchivierungsformats PDF/A, dem genormten Format zur Langzeitarchivierung digitaler Dokumente, welches von der International Organization for Standardization (ISO) als Subset des Portable Document Format (PDF) genormt wurde. Die Norm wurde im Jahr 2005 als ISO 19005-1:2005 spezifiziert. Zusätzlich erreicht Office-n-PDF die Unveränderbarkeit Ihrer Dokumente durch Einbindung eines Signatur-Zertifikats.

Zusätzlich werden auch sämtliche extern hinzugefügte Dokumente (z. B. aus Word oder Libre-/OpenOffice), aber auch eingescannte Unterlagen direkt in das Langzeitarchivierungsformat PDF/A konvertiert und auf Wunsch ebenfalls mit einer digitalen Unterschrift (Zertifikatssignatur) versehen.
 
:: Ordnungsgemäßen Aufbewahrungsfristen mittels "Verfallsdatum" entsprechen
Das Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB, www.gesetze-im-internet.de/hgb/__257.html) sowie die Abgabenordnung (§ 147 AO, http://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html) regeln diese Aufbewahrungsfristen. Sämtliche Fristen beginnen mit Schluss des Kalenderjahres, indem die Dateien und Dokumente entstanden sind.
Durch das in Office-n-PDF hinzuschaltbare Verfallsdatum können digitale Archive ordnungsgemäß entsprechend diesen Aufbewahrungsfristen geführt und dabei automatisiert entschlackt werden.
 
:: Grundsätze zur rechtssicheren digitalen Archivierung
Die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) werden im Zusammenwirken zwischen Finanzverwaltungen von Bund und Ländern, Wirtschaftsverbänden und den steuerberatenden Berufen abgestimmt. Unternehmen sind hierdurch gezwungen, Dokumente über viele Jahre hinweg vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufzubewahren. Außerdem müssen die Daten zeitgerecht erfasst und maschinell auswertbar sein. Diese Grundsätze fassen die Anforderungen der Finanzverwaltung zusammen und sorgen somit für die für Unternehmen so wichtige Rechtsklarheit.

Dazu gehören sämtliche Geschäftsvorgänge, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wurde, so zum Beispiel E-Mails, Geschäftsbriefe, Aufträge, Verträge und sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

 
:: Gescannte Belege als Ersatz für das Original
Sofern Sie Belege in Papierform erhalten, können deren digitalisierte Kopien mit Hilfe von Office-n-PDF grundsätzlich denselben Stellenwert wie das Original erhalten. Diese digitalen Kopien sind so aufzubewahren, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt. Eine vollständige Farbwiedergabe ist nur dann erforderlich, wenn der Farbe Beweisfunktion zukommt (z. B. Minusbeträge in roter Schrift, Sicht-, Bearbeitungs- und Zeichnungsvermerke in unterschiedlichen Farben).

Für Besteuerungszwecke sind elektronische Signaturen oder Zeitstempel nicht zwingend erforderlich. Werden die Belege weiterbearbeitet, z. B. durch ein OCR-Verfahren (Optical-Character-Recognition-Verfahren), müssen die dadurch gewonnenen Informationen mit aufbewahrt werden.
 
:: Rechtssichere Archivierung Ihrer E-Mails
Office-n-PDF archiviert auch E-Mails. Dabei werden eingehende E-Mails ebenso unterstützt, wie sämtliche ausgehende E-Mails. Dient ein E-Mail übrigens lediglich als Transportmittel, z. B. für eine angehängte Rechnung, und enthält darüber hinaus keine aufbewahrungspflichtigen Informationen, so muss sie nicht aufbewahrt werden (analog zum Papierbriefumschlag bei der Papierrechnung).
 
:: Rechtssichere Aufbewahrung von Dateien in Office-Formaten (z. B. Microsoft Word oder Open-/Libre-Office)
Die GoBD problematisieren ausdrücklich bestimmte Formate und Aufbewahrungsformen, wie Office-Formate und Beleg- und Dokumentenablagen auf Dateisystemebene, da diese technisch einfach veränderbar bzw. unprotokolliert löschbar sind. Beachten Sie in diesem Zusammenhang bitte auch, dass wenn eingehende Dateien in ein anderes, inhaltlich aber identisches Format verlustfrei umgewandelt werden, die Original-Datei ebenfalls aufzubewahren ist. Diese darf nicht gelöscht werden!

Mit Office-n-PDF sind Sie jedoch auch hier auf der sicheren Seite. Denn Dateien in Office-Formaten werden zusätzlich PDF/A-konform archiviert, indexiert und signiert (mittels Zertifikatsunterstützung). Damit erhalten auch Ihre Microsoft-Office-Dokumente die notwendige Beweiskraft, da diese vor Veränderungen geschützt und mit ergänzenden Informationen (z. B. Datum und Uhrzeit) dem Archiv beigefügt werden.
 
:: Sonderfall Schweiz und Österreich?
Die hier erwähnten Datenarchivierungsgrundsätze sind auch für Österreich und die Schweiz relevant. Lediglich die Bezeichnungen der zu Grunde liegenden Gesetze und Vorschriften weichen teilweise ab.

Für Österreich gelten die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften nach § 189 UGB und §§ 131, 132 BAO sowie das Fachgutachten des Fachsenats Datenverarbeitung der Kammer der Wirtschaftstreuhänder zur "Ordnungsmäßigkeit von IT-Buchführungen" (KFS DV1).

Für die Schweiz gelten die Vorschriften zur Buchführung, Aufbewahrung und Edition des schweizerischen Obligationenrechts (OR) sowie die Richtlinien der Treuhand-Kammer bezüglich der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (Revisionshandbuch der Schweiz) und die "Richtlinien für die Ordnungsmäßigkeit des Rechnungswesens unter steuerlichen Gesichtspunkten sowie über die Aufzeichnung von Geschäftsunterlagen auf Bild- oder Datenträger und deren Aufbewahrung" der eidgenössischen Steuerverwaltung (EStV).
 
:: Rechtssichere Archivierung mit Office-n-PDF im Detail
Sämtliche Verantwortung für die ordnungsgemäße Umsetzung der rechtlichen Anforderungen liegt beim Unternehmer. Kommt dieser seiner Pflicht nicht nach, drohen steuerrechtliche, in bestimmten Fällen auch zivilrechtliche Sanktionen. Daher ist es ausgesprochen wichtig, seine Daten einem System anzuvertrauen, welches den rechtlichen Anforderungen zur digitalen Datenablage entspricht. Office-n-PDF unterstützt Sie dabei, sämtliche geltenden gesetzlichen Anforderungen zuverlässig erfüllen zu können.

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