Textbausteinverwaltung ohne Spyware, Adware, Malware

Dokumentenmanagementsystem in bewährter Baumstruktur



Das zentrale Dokumentenarchiv speichert die Dokumente und Dateien automatisch im 128 Bit verschlüsselten AES Rijndael Algorithmus.

AES ist ein im Jahre 2001 vom National Institute of Standards and Technology (NIST) als Advanced Encryption spezifizierter Verschlüsselungsstandard und bietet ein außerordentlich hohes Maß an kryptographischer Sicherheit, Geschwindigkeit und Effizienz.
PDF/A und digitale Signatur

Erreichen Sie die Unveränderbarkeit Ihrer Dokumente mittels digitalem Zertifikat und dem PDF/A-Langzeitarchivierungsformat.

PDF/A wurde von der International Organization for Standardization als Subset des Portable Document Format in ISO 19005-1:2005 spezifiziert.
Metadateneditor

Mit Hilfe des Metadateneditors lassen sich persönliche Datenmasken erstellen, in denen sich dokumentenbezogene Zusatzinformationen ablegen lassen, so zum Beispiel die ISBN-Nummer eines Buches oder das Rechnungsdatum nebst Eingangsvermerk. Unterstützt werden neben freien Textfeldern auch Optionsfelder, Datumsfelder und individuell anpassbare Nachschlaglisten.
Mehrere Datenbanken gleichzeitig öffnen

Es lassen sich mehrere Office-n-PDF-Datenbanken gleichzeitig, neben- oder übereinander öffnen. So können Sie beispielsweise Dokumente und ganze Ordnerstrukturen zwischen diesen mittels Drag'n'Drop austauschen.

So hat der Außendienst stets die aktuellen Unterlagen beim Kunden vor Ort.
Import-Assistent

Sie können einzelne Dokumente einem Ordner in Office-n-PDF hinzufügen oder mithilfe des integrierten Import-Assistenten schnell hunderte Dokumente unterschiedlicher Formate inklusive der vorhandenen Verzeichnisstruktur auf einmal archivieren.

Falls Ihre Dokumente derzeit in diversen Verzeichnissen und Unterverzeichnissen abgelegt sind, arbeiten Sie folglich sofort mit Ihrer vertrauten Ordnerstruktur innerhalb Office-n-PDF weiter!
Scannen direkt aus aus der Anwendung heraus

Mit der Gesamtlösung Office-n-PDF können Sie auch Papierdokumente, wie Rechnungen und sonstige Unterlagen direkt einscannen.

Die integrierte OCR-Texterkennung wandelt diese in Sekundenschnelle in durchsuchbare PDF-Dokumente um, die Ihnen als auch dem gesamten Team sofort per Schlagwort- und Volltextsuche zur Verfügung stehen.
OCR Texterkennung für nicht durchsuchbare Dateien

Office-n-PDF kann bestehende, nicht durchsuchbare PDF-Dokumente sowie Bilder und sonstige Grafiken mit enthaltenem Text durchsuchbar machen.

Einfach das Bild oder die Grafik importieren und die OCR-Texterkennung ausführen lassen - auf Wunsch auch gleich während des Imports.
Generischer Druckertreiber

Mittels generischem PDF-Drucker lassen sich Dokumente beispielsweise aus Webseiten oder aus beliebigen Anwendungen heraus im Handumdrehen generieren und archivieren.

Datei/Webseite öffnen - drucken - archiviert!
Abfragen als Suchmuster verwalten

Mit Suchmuster lassen sich immer wiederkehrende Suchanfragen speichern und zur späteren Wiederverwendung mit nur einem Mausklick aufrufen.
Unterstützung für Adobe PDF-Lesezeichen

Zur vereinfachten Navigation innerhalb Ihrer archivierten Dokumente unterstützt Office-n-PDF zusätzlich Adobe Acrobat kompatible Lesezeichen.
Suchassistent

Die Volltextsuche durchsucht blitzschnell die gesamte Office-n-PDF-Datenbank. Eine Trefferliste sorgt zudem für den schnellen Überblick.

Neben der Volltextsuche lassen sich Dokumente nach Dateinamen, Verfasser, Thema, PDF-Stichworten oder vorher festgelegten Schlagworten schnell wiederfinden, weiterleiten oder als Besprechungstermine festlegen.
Versionshistorie

Sie können Dokumente aus Office-n-PDF auschecken, d. h. Sie zeigen anderen Benutzern an, dass Sie an dem Dokument arbeiten.

Das Auschecken durch einen anderen Benutzer ist währenddessen nicht möglich bis Sie dieses wieder eingecheckt haben. Dabei werden die jeweiligen Versionen in der Dokumentenhistorie protokolliert und verwaltet.
Trennen und Erweitern

Fügen Sie ganz einfach weitere Seiten in vorhandene PDF-Dokumente ein oder teilen Sie ein PDF in unterschiedliche Dokumente auf.

Dabei lassen sich Seiten auch direkt von einem Scanner an bereits archivierte PDF-Dokumente hinzufügen oder entnehmen, aus welchen auf Wunsch auch neue PDF/A-konforme PDF-Dokumente generiert werden.
Hyperlinks und Fernsteuerung

Einzelne Dokumente, aber auch komplette Archivordner lassen sich quasi von jeder Fremdsoftware aus ansprechen. So kann Ihr CRM- oder Ihr Warenwirtschaftssystem über die Befehlszeilenübergabe Kundenakten direkt ansteuern. Aus Microsoft Word heraus lässt sich mittels Hyperlinks direkt auf Ihre archivierten Dokumente verweisen.
Kommentare und Zeichenwerkzeuge

Um Anmerkungen einzufügen oder bestimmte Stellen im Dokument zu markieren, stehen Ihnen diverse Werkzeuge zur Verfügung.

Fügen Sie an beliebiger Stelle Ihrer Dokumente Kommentarwolken mit Freihand-Notiz oder Textpassagen ein oder heben Sie relevante Textstellen mit einem Textmarker hervor.
Erweiterte Recherchefunktionen

Wörter oder auch ganze Textstellen lassen sich unkompliziert und online über Google, Wikipedia, LEO, dem Duden oder Woerterbuch.info nachschlagen.
Multiselektionsauswahl

Mit der Multiselektion lassen sich gleich mehrere Elemente selektieren und weiterverarbeiten. So können beispielsweise mehrere Dokumente als Anlagen für eine zu versendende E-Mail ausgewählt werden. Auf Wunsch auch gleich als ZIP-Datei und optional mit Kennwortschutz.
Verfallsdatum setzen

Dokumente sind oftmals nach einer bestimmten Zeit veraltet bzw. müssen nicht mehr aufbewahrt werden. Damit sie nicht unnötig Ihre Datenbank belasten, können Sie jedes Dokument validieren.

Sobald das Verfallsdatum erreicht wird, löscht sich das Dokument von ganz alleine. Ihre Datenbank bleibt somit schlank und übersichtlich.
Umfangreiche Stempelfunktion

Stempeln Sie Ihre archivierten Dokumente mit nur einem Klick. So können Dokumente beispielsweise ganz unkompliziert mit einem "Erledigt", "Intern" oder "Bezahlt" gekennzeichnet werden.
Kennungssymbole verwenden

Ordnen Sie den Dokumenten Icons zu.

Wählen Sie aus hunderten Kennungssymbolen und werten Sie Ihre Dokumente mit visuellen Kennungsfilter aus.
Microsoft Office Add-Ins

Speziell für Microsoft Office stehen Ihnen gesonderte Add-Ins zur Verfügung. So lassen sich beispielsweise Microsoft Word Dokument direkt und ohne Umwege sofort aus Microsoft Word heraus archivieren.

Bereits archivierte Dokumente lassen sich so auch leicht aktualisieren.

Gleiches gilt natürlich auch für PowerPoint-Präsentationen, Excel-Mappen und Microsoft Outlook Elemente.
Zugriffsrechte vergeben

Die Professional-Edition erlaubt die Vergabe von Benutzer- und Gruppenberechtigungen für einzelne Dokumente oder ganze Ordnerstrukturen innerhalb der Baumstruktur des Office-n-PDF.

So kann leicht festgelegt werden, wer welche Dokumente lesen, sperren, drucken, exportieren oder löschen darf.
E-Mail-Archivierung für Outlook, Thunderbird, The Bat!, FoxMail, u.v.m.

Neben Dokumenten verschiedenster Formate können auch E-Mails direkt aus diversen E-Mail-Clients archiviert werden. Dabei bleibt auch in diesem Fall das Originalelement unverändert erhalten und kann so zu jeder Zeit wieder innerhalb Ihres favorisierten E-Mail-Clients geöffnet werden.

E-Mails werden inklusive Formatierung und Anlagen archiviert.

Unterstützt werden Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, SeaMonkey, FoxMail, The Bat!, und viele weitere bekannte E-Mail-Clients.
Termine und Aufgaben

Dokumente lassen sich als Aufgabe oder Termin auch mit Microsoft Outlook verknüpfen.

Microsoft Outlook erinnert Sie somit an Ihre auf Wiedervorlage gelegten Dokumente z. B. bei Abgabefristen.
Gruppenverwaltung

Es lassen sich beliebig viele Benutzergruppen anlegen. Die enthaltenen Rechte sind vererbbar, wodurch auch eine verschachtelte Rechtevergabe zum Kinderspiel wird.
Benutzerverwaltung

Über die Benutzerverwaltung lässt sich bestimmen, welche Anwender sich in welchen Benutzergruppen befinden, außerdem in welcher Form die Anwender über Zugriffsberechtigungen (Lesen, Bearbeiten, Drucken, Löschen) verfügen.
Eigenschaften von Archivdatenbanken

Es lassen sich 'Öffentliche' (für alle im Netzwerk vorhandenen Benutzer) und 'Persönliche' (privat für einzelne Anwender) Datenbanken verwalten.

Unabhängig hiervon können Datenbankvarianten natürlich auch mit einem Kennwortschutz versehen und einzelnen Benutzergruppen zugeordnet werden.
Administration

Die Professional-Edition unterstützt den Einsatz des Microsoft SQL-Server (dieser ist ohne zusätzliche Kosten im Softwarepaket bereits enthalten).

Die Datenbankpflege und Rechteverwaltung erledigen Sie bequem und übersichtlich mithilfe der Administrationsverwaltung.
Dokumente oder Seiten trennen und verbinden (Split- & Merge)

Innerhalb Office-n-PDF lassen sich sehr einfach Dokumente oder auch nur vereinzelnde Seiten mit anderen Dokumenten verbinden oder Seiten auch nur auszugsweise entnehmen, um hieraus ein neues Dokument zu erzeugen.
Wiedervorlagesystem



Dank der integrierten Wiedervorlage kann Sie Office-n-PDF an Arbeitsvorgänge mit Ihren Dokumenten erinnern. Der Erinnerungsintervall lässt sich dabei frei bestimmen und erledigte Wiedervorlagen werden optisch als 'Erledigt' gekennzeichnet.
JBSOFTWARE
KONTAKTMANAGEMENT
TEXTVERARBEITUNG
SCANNEN & ARCHIVIERUNG