Welchen Nutzwert hat Watchdog für Office-n-PDF?

Was ist Watchdog für Office-n-PDF?



Watchdog für Office-n-PDF ist ein AddOn zum DMS Office-n-PDF und ermöglicht die voll automatische Archivierung neuer Dokumente. Diese können von einer Anwendung, einem Fax oder einer E-Mail stammen. Das Tool läuft eigenständig und ressourcenschonend im Hintergrund.
Wie funktioniert das AddOn?

Das AddOn überwacht Windows-Dateiverzeichnisse sowie einen für die Archivierung verwendeten E-Mail-Posteingang. Darüberhinaus lässt sich die automatisierte Dokumentenübergabe aus Fremdanwendungen heraus mittels Parameterübergabe steuern.
Ohne Benutzerbegrenzung

Es ist unerheblich wie viele Personen mit Office-n-PDF arbeiten. Die Lizenz der Vollversion unterscheidet nicht zwischen dieser Anzahl. Das AddOn zu Office-n-PDF beschränkt sich ausschließlich auf die Dokumentendatenbank.
Entspricht den rechtlichen Anforderungen

Das AddOn Watchdog für Office-n-PDF entspricht den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).

Ressourcenschonendes DMS mit automatischer Ordner- und E-Mail-Überwachung



Watchdog für Office-n-PDF wacht nach seinem Aufruf im Hintergrund und überprüft zu jeder Zeit, ob neue zu archivierenden Dokumente vorliegen. Dabei schlägt das DMS-Tool drei Wege ein.
Die wichtigsten Funktionen der automatischen Dokumentenarchivierung auf einen Blick
Office-n-PDF ist ein modernes Dokumentenmanagementsystem. Wichtige Schreiben werden gescannt und als PDF archiviert - zum schnellen Nachschlagen bei Bedarf. Watchdog ergänzt Office-n-PDF und passt selbstständig auf, ob neue Dokumente im Rechner vorliegen, die dem Archiv hinzugefügt werden sollen. Es bleibt das gesamte Dokumentenarchiv stets vollständig.

Watchdog für Office-n-PDF wacht nach seinem Aufruf im Hintergrund und überprüft zu jeder Zeit, ob neue zu archivierende Dokumente vorliegen.
Was ist Office-n-PDF?
Entspricht den rechtlichen Anforderungen (GoBD)

Automatische Hintergrundarchivierung



Watchdog verhilft zur zeitnahen und zentralen Verfügbarkeit von Informationen, ohne die Notwendigkeit, Dokumente manuell zu archivieren. Dabei werden nicht durchsuchbare Texte automatisch durchsuchbar gemacht.
Outliner MemoMaster
Einzel- und Mehrplatzlösung

Integrierter Backup-Schutz Ihrer Quelldokumente



Die automatisch zu archivierenden Dokumente lassen sich optional in einem Backup-Ordner ablegen. So gehen auch bei einem Systemabsturz keine Informationen verloren.
Vorschaufenster und Textbaustein-Cockpit

Mehrplatzunterstützung ohne zeitliche Verzögerung



Mitarbeiter der gesamten Netzwerkumgebung erhalten neu archivierte Dokumente unmittelbar nach Abschluss des Archivierungsprozesses. So können beispielsweise Bestelleingänge zügig bearbeitet werden.

Sichere Datenverarbeitung dank Automatisierung



Mit Watchdog erfolgt eine sichere Bearbeitung von Geschäftsvorfällen und Transparenz der Teamarbeit, da zur Archivierung kein manueller Benutzereingriff notwedig ist.

OCR-Texterkennung in diversen Sprachen



Watchdog versteht neben deutsch auch diverse weitere Sprachen. So lassen sich beispielsweise auch englische oder französische Texte automatisiert in durchsuchbare Dokumente konvertieren.

Regelbare Langzeitarchivierung mittels Funktions-API



Automatische Gliederung und Zusammenführung von Daten, Fakten, Inhalten sowie Vereinfachung des Workflows durch intergierte Funktions-API. Befehle können mittels INI-Datei übergeben werden.

Unterstützt Scanner mit automatischer Ordnerablage



Dokumente, welche Ihr Scanner oder Ihr Faxgerät als PDF und Bilddatei erzeugen, werden ohne zeitliche Verzögerung einer OCR-Texterkennung unterzogen und als Volltextdokument archiviert.

E-Mail-Überwachung für Ihren Außendienst



Außendientsmitarbeiter können Unterlagen per E-Mail direkt in das Archiv der Zentrale senden. Die Unterlagen stehen anschließend sofort zur Weiterverarbeitung dem gesamten Team zur Verfügung.

Bis zu 6 Zieldatenbanken werden unterstützt



Watchdog für Office-n-PDF kann bis zu 6 Zieldatenbanken gleichzeitig verwalten. So ist es beispielweise möglich, dass steuerrelevante Dokumente in das Buchhaltungsarchiv und Verträge in das Archiv Ihrer Vertragsdatenbank übertragen werden (benötigt Office-n-PDF Professional-Edition).

Kommentare und Beschreibungen



Neben der Archivierung der Dokumente können auch Kommentare in Form von Beschreibungen mit an das zu archivierende Dokument übergeben werden. So können auch Dateibeschreibungsinformationen aus Fremdanwendungen ohne zusätzlichen Programmieraufwand an das Dokumentenarchiv übertragen werden.

Zeitnahe Weiterverarbeitung



Anwender können bereits unmittelbar nach dem automatischen Archivierungsprozess auf die Dokumente zugreifen. Diese lassen sich beispielsweise Auschecken und weiterverarbeiten.

Unterstützt Mehrkernprozessoren



Watchdog für Office-n-PDF kann Mehrkernprozessoren ansprechen und in unterschiedlichen Threads die Archivierung durchführen. Dies sorgt für einen zügigen Datendurchsatz.

Metadaten-Unterstützung



Watchdog unterstützt die Übernahme von Metadatenfelder. Solche Metadaten lassen sich mittels einer Ini-Datei konfigurieren und gemeinsam mit Dokumentem an Watchdog übergeben.

TIFF-Bildunterstützung



Dank der TIFF-Bildunterstützung werden auch Faxe und Bildmaterial an Watchdog zur automatischen Archivierung übergeben, ebenfalls bei Bedarf gleich inklusive Texterkennung.

PDF/A Langzeitarchivformat



Das AddOn Watchdog für Office-n-PDF unterstützt auch PDF/A zur revisionssicheren Langzeitarchivierung.

E-Mail-Benachrichtigung



Auf Befehl informiert Sie Watchdog für Office-n-PDF per E-Mail über fehlgeschlagene Archivierungsvorgänge.
*zum Einsatz von Watchdog ist eine lizenzierte Vollversion der Office-n-PDF Standard- oder Professional-Edition erforderlich.
Metadaten-Editor

Textbausteinverwaltung ohne Spyware, Adware, Malware
Option 1: Es wird ein extra für diesen Zweck angelegter "Hot Folder" überwacht. Alle Dokumente, die in diesem Ordner abgelegt werden, archiviert Watchdog im Hintergrund ganz automatisch.
Option 2: Watchdog für Office-n-PDF überwacht auch eingehende E-Mails. PDF- und TIF-Anhänge werden dabei ebenfalls automatisch im Hintergrund archiviert.
Option 3: Watchdog lässt sich mittels Parametrisierung steuern. So können Dokumente gemeinsam mit einer Beschreibungsdatei an das AddOn übergeben werden und somit ferngesteuert zielgenau in den passenden Ordnerzweig archiviert werden.
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