Office-n-PDF :: PDF-basierte Dokumentenverwaltung mit Volltextsuche
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Textbausteinverwaltung, made in Germany
Textbausteinverwaltung ohne Spyware, Adware, Malware

Welchen Nutzwert hat die Dokumentenverwaltung Office-n-PDF?

Was ist Office-n-PDF?

Office-n-PDF ist ein branchenunabhängig einsetzbares Dokumentenmanagementsystem (DMS), welches als strukturiertes Nachschlagewerk aller archivierten Dokumente dient, die ad hoc benötigt werden.

Wobei hilft das DMS?



Egal ob Telefonrechnungen, Schriftverkehr, Bestellungen, Abrechnungen, E-Mails oder jegliche Unterlagen, für die entsprechende Aufbewahrungsfristen bestehen - zur Archivierung und dem Wiederfinden aller Dokumente hilft  Office-n-PDF einfach, schnell und zuverlässig.
Als Einzel- oder Mehrplatzlösung

Office-n-PDF ist ein elektronisches DMS - auch fürs Team!
Denn die Netzwerkversion unterstützt problemos mehrere hundert Arbeitsplätze.
Office-n-PDF entspricht den rechtlichen Anforderungen

Sorgen Sie für die wichtige Rechtsklarheit. Denn Office-n-PDF entspricht den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).
Was sind die Stärken von Office-n-PDF?

Das Dokumentenmanagementsystem konzentriert sich vornehmlich auf die Archivierung von PDF-Dokumenten.

Daneben können dem Archiv aber auch alle gängigen Textformate, wie Microsoft Word-, Excel-, HTML- und sonstige Dokumente- und Dateitypen hinzugefügt werden. Dabei stehen dann auch diese einheitlich im PDF-Dokumentenformat zur Verfügung.
Importieren und scannen mit PDF/A und Signatur

Mittels integrierter Scanner-Unterstützung und Texterkennung stehen in Sekundenschnelle durchsuchbare PDF-Dateien Ihnen, dem Team und der ganzen Firma zur Verfügung. Mit Hilfe von Suchassistenten und persönlichen Suchmustern können auch komplexe Rechercheanfragen zügig durchgeführt werden.

Dabei erreichen Sie die Unveränderbarkeit Ihrer Dokumente durch eine digitale Signatur und archivieren Ihre Dokumente im PDF/A-Format, dem Format zur Langzeitarchivierung digitaler Dokumente (genormt, nach ISO 19005-1:2005).
Die wichtigsten Funktionen der Dokumentenverwaltung auf einen Blick
Universeller Metadateneditor

Dokumente lassen sich mit frei definierbaren Metadaten verknüpfen. Unterstützt werden dabei diverse Eingabe- und Nachschlagfelder.
Netzwerkunterstützung

Sämtliche Dokumente und Dokumentenordner
lassen sich auch im Team einsehen und
gemeinsam bearbeiten.


Ob geschäftlich oder privat - mit der Zeit sammeln sich unüberschaubare Mengen von elektronischen Dokumenten an. Alle für einen Arbeitsprozess notwendigen Dokumente müssen trotzdem jederzeit verfügbar, einfach zu finden und aufrufbar sein. Das Dokumentenmanagement erlangt immer mehr an Bedeutung in allen Branchen.

Office-n-PDF ist ein leicht zu bedienendes, übersichtliches, hierarchisch strukturiertes, PDF-basiertes Ablagesystem für Dokumente verschiedener Formate. Das Tool besticht mit einem besonders schnellen Suchindex und einer modernen PDF-Engine zur schnellen Darstellung archivierter Inhalte.
Was ist Office-n-PDF?
Abfragen als Suchmuster verwalten

Mit Suchmustern lassen sich immer wieder-kehrende Suchanfragen zur späteren Wiederverwendung speichern.
Kennzeichnen und Kategorisieren

Dokumente und Ordner können innerhalb
der Baumstruktur verschoben, sortiert,
farbig hervorgehoben, editiert oder mit
Kennungssymbolen versehen werden.
Unterstützt beliebige Dateiformate

Dank des integrierten generischen Druckers
wird kein Blatt Papier bedruckt, sondern die
Datei einheitlich als PDF-Dokument archiviert.

Der ultimative PDF-Experte



Office-n-PDF archiviert alle Dokumente im einheitlichen PDF-Dokumentenformat. Dabei können Dokumente auch mit Kennwort- und Zugriffsschutz versehen werden.
Immer Up-to-Date

Office-n-PDF sucht auf Wunsch automa-
tisch nach neuen Versionen und spielt
diese anschließend ein.
Screen-Capture-Funktion

Textpassagen und Bildausschnitte lassen
sich schnell in andere Anwendungen über-
nehmen.
Verfallsdatum für veraltete Dokumente

Archivierte Dokumente lassen sich mit einem
Verfallsdatum versehen. So bleiben Ihre
Daten stets aktuell und übersichtlich.
Daten einfach mitnehmen

Dokumente können auf USB-Stick verwaltet werden. Zurück in der Firma lassen sich geänderte Dokumente mittels Drag'n'Drop an
das zentrale Archiv übergeben.
Benutzer- und Rechteverwaltung

Setzen Sie Zugriffsrechte. Auch Einschrän-
kungen, wie z. B. Export- oder eine Drag'n'Drop-
Sperre sind benutzerübergreifend möglich.
Sichere 128Bit AES Verschlüsselung

Archivierte Dateien können komprimiert und zugleich 128Bit AES-verschlüsselt werden.
15 Benutzer
unbegrenzt viele
1 Benutzer
Private
Standard
Professional
Erweiterter "Öffnen-Dialog" (anheften von Dokumentendatenbanken)
Textpassagen auch online nachschlagen (Google, Wikipedia, Wörterbuch)
Verschlagwortung und Vergabe von Benutzerkommentaren
Generischer Druckertreiber zum Import beliebiger Dateiformate
Komprimierte Dokumentenarchivierung
Notiz-, Legenden- und Zeichenwerkzeuge
Unterstützt Dateityp Acrobat Adobe Reader (*.pdf)
128 Bit AES verschlüsselte Archivierung Ihrer Dokumente
Unterstützt Webdokumente
Im- und Export-Assistent
Volltextsuche, Und-/Oder-Suche, Such-Assistent
Unterstützt alle gängigen Dateiformate (inkl. Fotos und Grafiken)
Farbzuordnung und Kennungssymbole zur Kategorisierung
Favoritenverwaltung
Verfallsdatum für archivierte Dokumente
Einfaches und datenbankübergreifendes Verschieben per Drag'n'Drop
Geöffnetes Dokument für nächste Arbeitssitzung merken
Datenbankübergreifendes Duplizieren
Hinzuschaltbare Papierkorbfunktion
Erzeugung von Outlook-Elementen (als E-Mail, Aufgabe oder Termin)
Kennwortschutz auf einzelne Dokumente
Mehrere Dokumentendatenbanken gleichzeitig öffnen und bearbeiten
Add-Ins in Microsoft Office zur vereinfachten Datenübergabe
Kennwortschutz inklusive Datenbankverschlüsselung
Unterstützt Adobe Acrobat Reader PDF-Lesezeichen
Checkin/Checkout mit Versionskontrolle (Dokumentenhistorie)
Scanner-Schnittstelle mit PDF/A-Unterstützung und automatischer Trennblatterkennung
Unterstützt Mehrplatz mit gleichzeitigem Datenzugriff
Für die kommerzielle Verwendung gestattet
Unterstützt und beinhaltet den Microsoft SQL Server Express
   Anwendung zur zentralen und administrativen Datenbankverwaltung
  
(zentrale Verwaltung aller Datenbanken und Archive)
OCR-Texterkennung zur Erzeugung durchsuchbarer PDF-Dokumente
Datenbank-, Benutzer- und Rechtemanagement
Rechtevergabe auf Benutzer- und Gruppenebene
Aktivierbare Drag'n'Drop-Sperre für Dokumente und Ordner
Benutzer- und Gruppenverwaltung
   Bearbeitungs- und Zugriffssperre für Dokumente und Ordner
  
(Lese-, Schreib-, Lösch- und Zugriffsschutz)
Nur Lese-Modus für komplette Datenbank auf Anwender- und Gruppenebene aktivierbar
Rechtevererbung auf einzelne Dokumente oder ganze Ordnerstrukturen
Aktivierbare Export- und Druck-Sperre für Dokumente und Ordner
   Elemente als Link per E-Mail versenden
  
(Versenden von Links zu Dokumenten direkt an weitere Benutzer)
Öffentliche SQL-Datenbanken (im Zugriff für das Team oder der Firma)
Indexierung und Archivierung auch für Dateianlagen (auch für MS-Outlook)
Persönliche SQL-Datenbanken (ausschließlich im Zugriff eines Benutzers)
Maximale Anzahl gleichzeitiger Benutzer/Clients je Datenbank:
Mehrplatzfähig
Optimierte Gesamtlösung für den Fernzugriff mittels VPN
Revisionssichere Langzeitarchivierung durch PDF/A und Signatur
Entspricht den Grundsätzen gesetzlicher Anforderungen zu GoBD (Rechtssichere Archivierung)
Umfangreiche Stempelsammlung
Metadateneditor (Text-, Options-, Datums-, Kombinations- und Nachschlaglistenfelder)
Hyperlinks und Befehlszeilenparameter für externe Anwendungen
Erledigt-Stempelunterstützung
PDF/A-Konvertierung mit Validierung für nicht PDF/A-konforme Dokumente
Verschiedene Sichten auf sämtliche Archivdaten (z. B. nach Verfallsdatum oder zuletzt archiviert)
Drag'n'Drop von und nach Office-n-PDF (beispielsweise direkt in den E-Mail-Client)
Mehrfachselektionsoptionen
Änderung PDF-spezifischer Eigenschaften, wie Autor, Thema oder Schlüsselwörter
Trennen und Erweitern (Split- und Merge, Zuschneidefunktionen) für archivierte Dokumente
Entspricht den rechtlichen Anforderungen (GoBD)
Als Einzel- oder Mehrplatzlösung
Importieren und scannen mit PDF/A und Signatur
Wobei hilft das DMS?
 Was sind die Stärken von Office-n-PDF?

Flexible DMS-Recherchetools



Über die integrierte Volltextsuche können gezielte Recherchen durchgeführt und jedes Dokument schnell wieder gefunden werden.
Langzeitarchivierung auch für E-Mails

Office-n-PDF kümmert sich nicht nur um Ihre analogen und digitalen Dokumente. Es lassen sich auch E-Mails rechtskonform archivieren.

Einscannen mit OCR-Texterkennung



Mit Office-n-PDF lassen sich riesige Mengen unterschiedlichster Papierdokumente ohne Umwege direkt einscannen und archivieren.
Suchmuster verwalten
Metadaten-Editor
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