Projektassistent


Um ein Projekt neu anzulegen, zu ändern oder aber zu löschen, wählen Sie den Menüpunkt Projekte, durch den Sie direkt auf einen der vielen Assistenten des CallAdviser gelangen.

Auf dieser Arbeitsseite geben Sie als erstes dem Projekt einen Namen und können in dem Fenster Projektbeschreibung einen kurzen Umriss des Projektes hinterlegen.

Damit erhält der Agent, der in diesem Projekt später arbeitet, wichtige Informationen bzw. eventuelle Arbeitsvorgaben angezeigt.

Nutzen- und Argumentationslisten


Auf der zweiten Seite des Projektassistenten können Sie den Gesprächsleitfaden eingeben und sämtliche Informationen sowie Argumentationshilfen, welche ein Agent benötigt, hinterlegen.

Hilfreich sind an dieser Stelle die Platzhalter z. B. für den Namen des Agents. Im Arbeitsmenü Befragung wird zudem automatisch auch der Name des Agents eingeblendet, sodass dieser den Gesprächsleitfaden bequem ablesen kann. Unter den Platzhaltern
[Anrede] verbirgt sich Herr oder Frau und unter [Nachname] übernimmt der CallAdviser den entsprechenden Nachnamen des jeweiligen Gesprächsteilnehmers, welcher aktuell befragt wird.

Vorgabetexte bei Misserfolg


Werden Befragungen vorzeitig abgebrochen, weil z. B. ein Kunde an keinem Angebot interessiert ist, gibt der CallAdviser die Möglichkeit die Gründe für den Abbruch vorzugeben, sodass der Agent hier mit einem kurzen Klick seine erhaltenen Informationen weitergeben kann.

Werden diese Daten später in einer Datei über erfolglose Befragungen exportiert, können spezifische Statistiken zu jedem Projekt erstellt werden.

Fragenkatalog


Im Fragenkatalog erfassen Sie die Fragen bzw. Anforderungen an den Gesprächsteilnehmer, womit der Agent aktiv bei seiner Arbeit unterstützt wird. Außerdem ist dadurch gesichert, dass keine von dem Gesprächsteilnehmer notwendigen Angaben vergessen werden.

Direkt auf der nächsten Arbeitsseite Antworten werden dann die Antworten für die Befragungsergebnisse definiert.

Antwortvorgaben


Legen Sie an dieser Stelle fest, mit welcher Frage das Gespräch mit dem Kunden jeweils fortgesetzt werden soll. Dadurch ist es möglich, für Befragungen einen Gesprächsleitfaden zu erstellen, der sich nach der jeweiligen Antwort des Gesprächsteilnehmers aufbaut.

Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, dem Agent zusätzlich zu der vorgegebenen Antwort ein Eingabefeld zur Verfügung zu stellen. Hierbei kann zwischen Datenfeldern wie beispielsweise Datum, Uhrzeit oder freien Bemerkungsfeldern gewählt werden.

Testumgebung inklusive


Nach Erfassung eines neuen Projektes kann es sinnvoll sein, dieses zu testen und Fragen durchzuspielen.

Zu diesem Zweck bietet Ihnen CallAdviser eine umfangreiche Testumgebung an und Sie können Projektbefragungen mehrfach und ausgiebig durchspielen.

Befragung


Unter dem Menüpunkt "Befragung" können die Teleagents aktiv Telemarketing-Aktionen durchführen.

Der Agent hat sämtliche Funktionen jederzeit im Blick und muss sich nicht durch diverse Menüs und Untermenüs hangeln.

Dies spart dem Agent Zeit und dem Callcenter Geld, da Agents innerhalb weniger Minuten eingearbeitet sind.

Ein im Hintergrund kontinuierlich laufendes, automatisch erstellbares Agent-Protokoll ermöglicht außerdem optimale Agent-Intensivtrainings, da der Agent gezielt seine Schwächen erkennen und aufarbeiten kann.

Wiedervorlage


An oberster Stelle findet der Agent die Wiedervorlage mit Gesprächshistorie. Einmal angeklickt erscheint das abgebildete Dialogfenster.

Der Agent erkennt frei verfügbare Termine, da er jederzeit seinen persönlichen Terminkalender einsehen kann. Auf Wunsch ist es auch möglich, die Zeitpläne aller Kollegen einzusehen, um dadurch optimale "Termine" zu generieren.

Persönlicher Status


Auf dieser Seite erhält der Agent jederzeit eine Übersicht über seine bisher vorgenommenen Anrufe.

Aus dieser Übersicht erkennt er, wie viele Anwählversuche er insgesamt vorgenommen hat, wie viele hiervon erfolgreich waren, wie oft er eine falsche Rufnummer erwischte, wie viele Terminvereinbarungen er getroffen hat, wie oft er erfolglos war und wie viele Personen er erreicht hat.

Befragungsprotokoll


Über das Befragungsprotokoll kann sich der Agent anzeigen lassen, welche Adressen er abgearbeitet hat.

Hierbei werden die Angaben der befragten Person aufgezeigt, zu welchem Projekt die Adresse gehört, zu welcher Zeit die Adresse befragt wurde und mit welchem Ergebnis.

Mailen, Faxen, Drucken


Für den Fall, dass einem Gesprächsteilnehmer mit einer E-Mail-Adresse noch Informationen zugesandt werden sollen (z. B. eine Terminbestätigung), wählt der Agent die Symbolschaltfläche zum E-Mail versenden.

Es können auch ganz individuell ausgefüllte Formulare oder Serienbriefe gedruckt, gefaxt und gemailt werden. Die Daten des Gesprächsteilnehmers innerhalb der Dokumente fügt CallAdviser automatisch an den zuvor definierten Platzhalterstellen ein.

Dies erspart Ihnen Zeit und somit Geld für Nachbearbeitung. Auch erfreut es den Ansprechpartner, da er sicherlich einen schnellen, zuverlässigen Service mit persönlicher Note genießt.

Adressen transferieren


Bei "Im-/Export" werden zwei Tabellen angezeigt. In beiden Tabellen können Adressen aller Projekte angezeigt werden.

Hierbei besteht die Möglichkeit, sich entweder alle Adressen anzeigen zu lassen oder aber nur diejenigen, welche noch nicht endgültig befragt wurden. Zusätzlich können in der linken Tabelle alle Adressen sämtlicher Projekte aufgerufen werden oder die keinem Projekt zugeordnet sind.

Adressen lassen sich über diese Arbeitsmaske auch an beliebige weitere Projekte übergeben.

Importassistent


Im Importassistenten wählen Sie die zu importierende Datei (z. B. im Microsoft Excel-Format), definieren alle benötigten Felder und bestimmen das Projekt für das die Adressen bestimmt sind.

Die Auswahl der möglichen Überschriften für die Importfelder ist links angegeben. Sie werden hier mit einem Klick ausgewählt und mit einem weiteren als Überschrift über der Spalte platziert.

Die automatische Doubletten-Kontrolle sorgt für eine konstant hohe Adressqualität.

Exportassistent


Über den Adress-Exportassistenten legen Sie fest, aus welchem Projekt die zu exportierenden Adressen stammen.

Gleichzeitig wählen Sie den Zeitraum, wobei Sie diesen über die zwei eingeblendeten Kalender individuell bestimmen können. Auch die Einschränkung auf ein bestimmtes Postleitzahlengebiet oder eine bestimmten Branche ist möglich.

Feldauswahl


Nach Angabe der Art des Adressenexports (z. B. erfolgreich angerufene, Misserfolge, falsche Telefonnummern etc.) gelangen Sie mit Weiter zur nächsten Assistentenseite.

Dabei lässt sich bestimmen, welche Adresseninformationen - und in welcher Reihenfolge - Sie exportieren möchten und in welchem Dateiformat der Export erfolgen soll.

Adressensuche


Über Suchfilter lassen sich in den Projekten einzelne Adressen suchen, um weiterführende Informationen (z. B. Projektzugehörigkeiten) zu erhalten.

Sie definieren per Mausklick Ihre Suchkriterien - auf Wunsch mit und-/oder-Verknüpfungen. So finden Sie jeden Kontakt sekundenschnell.

Somit können Sie den CallAdviser auch leicht für Inbound-Projekte nutzen. Zudem Sie auf der Arbeitsseite "Befragung" auch die Möglichkeit haben, eine Befragung mit einer neuen noch unbekannten Adresse für das ausgewählte Projekt zu starten.

Adressenpflege


Wurde eine Adresse bereits in mehreren Projekten verwendet, können einzelne Ergebnisse ausgewertet werden. Auch in diesem Fall ist eine lückenlose Adressinformation ersichtlich bzw. kann hinzugefügt oder geändert werden.

Des Weiteren lassen sich einzelne Adressen unter dem vorher ausgewählten Projekt natürlich auch per Hand erfassen und nachpflegen.

Projektauswertung


Für Statistiken und zur Erfolgsanalyse ist die "Projektauswertung" zuständig. Nach Angabe des Projektes, einer Einschränkung zum Postleitzahlenbereich sowie dem Zeitraum, für den Sie eine Auswertung erstellen möchten, bekommen Sie den benötigten Seitenaufbau dargestellt.

An dieser Statistik können Sie auf einen Blick erkennen, welche Teleagents zu dem angegebenen Zeitraum in dem ausgewählten Projekt telefoniert haben. Ferner erkennen Sie, welcher Agent zu welchem Zeitraum wie viele Aktionen (Gespräche) durchführte und mit welchem Ergebnis (Misserfolg, falsche Telefonnummer, nicht erreicht, erfolgreich etc.) er diese Telefonate beendete.

Agentenauswertung


So wie die Agents sich ihr persönliches Protokoll im Menüpunkt Befragung ansehen können, hat der Administrator die Möglichkeit, sich über den Menüpunkt Controlling die Vorgänge der Agents, eines Tages, einer Woche, eines Monats oder eines wählbaren Zeitraumes anzusehen.

Es kann zwischen unterschiedlichen Befragungsergebnissen, wie erfolgreiche Befragungen, falschen Rufnummern oder auch Misserfolgen gewählt werden.

Auch der direkte Vergleich zwischen Agents ist möglich, sowie das gewählte Protokoll (z. B. für eine anschließende Mitarbeiterbesprechung) auszudrucken.
ANERKENNUNGSPREIS
Die JBSoftware entwickelt bereits seit über 25 Jahren Lösungen, welche u. a. den hohen Anforderungen der GoBD des deutschen Bundesfinanzministeriums entsprechen. Dabei arbeiten wir fortwährend daran, unsere Softwareprodukte jederzeit nach neuen Standards zu gestalten und entwickeln unsere Produkte regelmäßig weiter oder lassen Individuallösungen entstehen, welche in unser Spezialgebiet passen. So errang die JBSoftware beispielsweise auch bereits den Best Practice Award in Mannheim. >> Mehr dazu...