Dokumentenmanagementsystem mit bewährter Baumstruktur


Das zentrale Dokumentenarchiv speichert die Dokumente und Dateien automatisch im 128 Bit verschlüsselten AES Rijndael Algorithmus.

AES ist ein im Jahre 2001 vom National Institute of Standards and Technology (NIST) als Advanced Encryption spezifizierter Verschlüsselungsstandard und bietet ein außerordentlich hohes Maß an kryptographischer Sicherheit, Geschwindigkeit und Effizienz.

PDF/A und digitale Signatur


Erreichen Sie die Unveränderbarkeit Ihrer Dokumente mittels digitalem Zertifikat und dem PDF/A-Langzeitarchivierungsformat.

PDF/A wurde von der International Organization for Standardization als Subset des Portable Document Format in ISO 19005-1:2005 spezifiziert.

Metadateneditor


Mit Hilfe des Metadateneditors lassen sich persönliche Datenmasken erstellen, in denen sich dokumentenbezogene Zusatzinformationen ablegen lassen, so zum Beispiel die ISBN-Nummer eines Buches oder das Rechnungsdatum nebst Eingangsvermerk. Unterstützt werden neben freien Textfeldern auch Optionsfelder, Datumsfelder und individuell anpassbare Nachschlaglisten.

Mehrere Datenbanken gleichzeitig öffnen


Es lassen sich mehrere Office-n-PDF-Datenbanken gleichzeitig, neben- oder übereinander öffnen. So können Sie beispielsweise Dokumente und ganze Ordnerstrukturen zwischen diesen mittels Drag'n'Drop austauschen.

So hat der Außendienst stets die aktuellen Unterlagen beim Kunden vor Ort.

Scannen direkt aus der Anwendung heraus


Mit der Gesamtlösung Office-n-PDF können Sie auch Papierdokumente, wie Rechnungen und sonstige Unterlagen direkt einscannen.

Die integrierte OCR-Texterkennung wandelt diese in Sekundenschnelle in durchsuchbare PDF-Dokumente um, die Ihnen als auch dem gesamten Team sofort per Schlagwort- und Volltextsuche zur Verfügung stehen.

OCR Texterkennung für nicht durchsuchbare Dateien


Office-n-PDF kann bestehende, nicht durchsuchbare PDF-Dokumente sowie Bilder und sonstige Grafiken mit enthaltenem Text durchsuchbar machen.

Einfach das Bild oder die Grafik importieren und die OCR-Texterkennung ausführen lassen - auf Wunsch auch gleich während des Imports.

Generischer Druckertreiber


Mittels generischem PDF-Drucker lassen sich Dokumente beispielsweise aus Webseiten oder aus beliebigen Anwendungen heraus im Handumdrehen generieren und archivieren.

Datei/Webseite öffnen - drucken - archiviert!

Versionshistorie


Sie können Dokumente aus Office-n-PDF auschecken, d. h. Sie zeigen anderen Benutzern an, dass Sie an dem Dokument arbeiten.

Das Auschecken durch einen anderen Benutzer ist währenddessen nicht möglich bis Sie dieses wieder eingecheckt haben. Dabei werden die jeweiligen Versionen in der Dokumentenhistorie protokolliert und verwaltet.

Suchassistent


Die Volltextsuche durchsucht blitzschnell die gesamte Office-n-PDF-Datenbank. Eine Trefferliste sorgt zudem für den schnellen Überblick.

Neben der Volltextsuche lassen sich Dokumente nach Dateinamen, Verfasser, Thema, PDF-Stichworten oder vorher festgelegten Schlagworten schnell wiederfinden, weiterleiten oder als Besprechungstermine festlegen.

Abfragen als Suchmuster verwalten


Mit Suchmuster lassen sich immer wiederkehrende Suchanfragen speichern und zur späteren Wiederverwendung mit nur einem Mausklick aufrufen. Dabei lassen sich sämtliche Suchmuster leicht gruppieren.

Unterstützung für Adobe PDF-Lesezeichen


Zur vereinfachten Navigation innerhalb Ihrer archivierten Dokumente unterstützt Office-n-PDF zusätzlich Adobe Acrobat kompatible Lesezeichen.

Erweiterte Recherchefunktionen


Wörter oder auch ganze Textstellen lassen sich unkompliziert und online über Google, Wikipedia, LEO, dem Duden oder Woerterbuch.info nachschlagen.

Mithilfe des Suchassistenten kann die Suche präzisiert bzw. eingegrenzt werden. Es kann nach mehreren Suchbegriffen gesucht werden, die entweder alle, mindestens oder nicht enthalten sind (Und-/Oder-/Nichtsuche).

Kommentare und Zeichenwerkzeuge


Um Anmerkungen einzufügen oder bestimmte Stellen im Dokument zu markieren, stehen Ihnen diverse Werkzeuge zur Verfügung.

Fügen Sie an beliebiger Stelle Ihrer Dokumente Kommentarwolken mit Freihand-Notiz oder Textpassagen ein oder heben Sie relevante Textstellen mit einem Textmarker hervor.

Trennen und Erweitern


Fügen Sie ganz einfach weitere Seiten in vorhandene PDF-Dokumente ein oder teilen Sie ein PDF in unterschiedliche Dokumente auf.

Dabei lassen sich Seiten auch direkt von einem Scanner an bereits archivierte PDF-Dokumente hinzufügen oder entnehmen, aus welchen auf Wunsch auch neue PDF/A-konforme PDF-Dokumente generiert werden.

Hyperlinks und Fernsteuerung


Einzelne Dokumente, aber auch komplette Archivordner lassen sich quasi von jeder Fremdsoftware aus ansprechen. So kann Ihr CRM- oder Ihr Warenwirtschaftssystem über die Befehlszeilenübergabe Kundenakten direkt ansteuern. Aus Microsoft Word heraus lässt sich mittels Hyperlinks direkt auf Ihre archivierten Dokumente verweisen.

Kennungssymbole verwenden


Ordnen Sie den Dokumenten Icons zu.

Wählen Sie aus hunderten Kennungssymbolen und werten Sie Ihre Dokumente mit visuellen Kennungsfilter aus. Auch lassen sich Rechercheergebnisse nach diversen Kennungen sortieren und gruppieren.

Umfangreiche Stempelfunktion


Stempeln Sie Ihre archivierten Dokumente mit nur einem Klick. So können Dokumente beispielsweise ganz unkompliziert mit einem "Erledigt", "Intern" oder "Bezahlt" gekennzeichnet werden.

Multiselektionsauswahl


Mit der Multiselektion lassen sich gleich mehrere Elemente selektieren und weiterverarbeiten. So können beispielsweise mehrere Dokumente als Anlagen für eine zu versendende E-Mail ausgewählt werden. Auf Wunsch auch gleich als ZIP-Datei und optional mit Kennwortschutz.

Verfallsdatum setzen


Dokumente sind oftmals nach einer bestimmten Zeit veraltet bzw. müssen nicht mehr aufbewahrt werden. Damit sie nicht unnötig Ihre Datenbank belasten, können Sie jedes Dokument validieren.

Sobald das Verfallsdatum erreicht wird, löscht sich das Dokument von ganz alleine. Ihre Datenbank bleibt somit schlank und übersichtlich.

Termine und Aufgaben


Dokumente lassen sich als Aufgabe oder Termin auch mit Microsoft Outlook verknüpfen.

Microsoft Outlook erinnert Sie somit an Ihre auf Wiedervorlage gelegten Dokumente z. B. bei Abgabefristen.

E-Mail-Archivierung für Outlook, Thunderbird, The Bat!, FoxMail, u.v.m.


Neben Dokumenten verschiedenster Formate können auch E-Mails direkt aus diversen E-Mail-Clients archiviert werden. Dabei bleibt auch in diesem Fall das Originalelement unverändert erhalten und kann so zu jeder Zeit wieder innerhalb Ihres favorisierten E-Mail-Clients geöffnet werden.

E-Mails werden inklusive Formatierung und Anlagen archiviert.

Unterstützt werden Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, SeaMonkey, FoxMail, The Bat!, und viele weitere bekannte E-Mail-Clients.

Microsoft Office Add-Ins


Speziell für Microsoft Office stehen Ihnen gesonderte Add-Ins zur Verfügung. So lassen sich beispielsweise Microsoft Word Dokument direkt und ohne Umwege sofort aus Microsoft Word heraus archivieren.

Bereits archivierte Dokumente lassen sich so auch leicht aktualisieren.

Gleiches gilt natürlich auch für PowerPoint-Präsentationen, Excel-Mappen und Microsoft Outlook Elemente.

Zugriffsrechte vergeben


Die Professional-Edition erlaubt die Vergabe von Benutzer- und Gruppenberechtigungen für einzelne Dokumente oder ganze Ordnerstrukturen innerhalb der Baumstruktur des Office-n-PDF.

So kann leicht festgelegt werden, wer welche Dokumente lesen, sperren, drucken, exportieren oder löschen darf.

Wiedervorlagesystem


Dank der integrierten Wiedervorlage kann Sie Office-n-PDF an Arbeitsvorgänge mit Ihren Dokumenten erinnern. Der Erinnerungsintervall lässt sich dabei frei bestimmen und erledigte Wiedervorlagen werden optisch als 'Erledigt' gekennzeichnet.

Dokumente oder Seiten trennen und verbinden (Split- & Merge)


Innerhalb Office-n-PDF lassen sich sehr einfach Dokumente oder auch nur vereinzelnde Seiten mit anderen Dokumenten verbinden oder Seiten auch nur auszugsweise entnehmen, um hieraus ein neues Dokument zu erzeugen.

Administration


Die Professional-Edition unterstützt den Einsatz des Microsoft SQL-Server (dieser ist ohne zusätzliche Kosten im Softwarepaket bereits enthalten).

Die Datenbankpflege und Rechteverwaltung erledigen Sie bequem und übersichtlich mithilfe der Administrationsverwaltung.

Eigenschaften von Archivdatenbanken


Es lassen sich 'Öffentliche' (für alle im Netzwerk vorhandenen Benutzer) und 'Persönliche' (privat für einzelne Anwender) Datenbanken verwalten.

Unabhängig hiervon können Datenbankvarianten natürlich auch mit einem Kennwortschutz versehen und einzelnen Benutzergruppen zugeordnet werden.

Gruppenverwaltung


Es lassen sich beliebige Benutzergruppen anlegen. Dabei sind enthaltene Rechte vererbbar und verschachtelte Rechtevergaben werden zum Kinderspiel. Dabei kann entweder einzelnen Benutzern oder ganzen Abteilungen individuelle Berechtigungen zugeordnet werden.

Benutzerverwaltung


Über die Benutzerverwaltung lässt sich bestimmen, welche Anwender sich in welchen Benutzergruppen befinden, außerdem in welcher Form die Anwender über Zugriffsberechtigungen (Lesen, Bearbeiten, Drucken, Löschen) verfügen.

Für die nachfolgenden Filme benötigen Sie einen modernen Browser.


In den meisten Fällen genügt der Browser den modernen Anforderungen medialer Inhalte.
Sollten Sie dennoch keine Filme sehen, öffnen Sie die Filme mit einem alternativen Browser.

Papierdokumente mit OCR-Texterkennung scannen


Dank der integrierten Scanner-Unterstützung können Papierdokumente direkt archiviert werden. Die OCR-Texterkennung wandelt diese in durchsuchbare PDF-Dokumente um.

Der Import-Assistent


Neben der Archivierung einzelner Dokumente oder der Archivierung mittels Scanner lassen sich mithilfe des Import-Assistenten auch hunderte von Dokumente samt Ordnerstruktur ganz einfach importieren.

Eine Dokumentendatenbank erstellen und Dokumente hinzufügen


Sehen Sie, wie einfach es ist, eine Dokumentendatenbank sowie Dokumente und Ordner in der Professional-Edition für Microsoft SQL-Server zu erzeugen.

Automatisches Einchecken und Versionierung am Beispiel mit Microsoft Word


Wie einfach es ist, bereits archivierte Dokumente zu überarbeiten und den neuen Versionsstand mit Historienprotokollierung zu erfassen, sehen Sie in diesem Beispiel.

Kennungssymbole vergeben und danach filtern


Zur Kategorisierung kann man den einzelnen Elementen Kennungssymbole zuordnen. Doch Sie können auch nach diesen Icons filtern. Wie das geht, erfahren Sie in diesem Film.

Die Administration der Professional-Edition


Eine Anwendung mit Microsoft SQL-Server muss nicht kompliziert im Handling sein. In diesem Kurzfilm stellen wir Ihnen das Administrationstool zur Datenbank-, Gruppen- und Benutzerverwaltung vor.

Arbeitsplatzkonfigurationsdatei zur Professional-Edition erstellen und verteilen


In diesem Video erfahren Sie, wie Sie die Erstkonfiguration des SQL Server vornehmen und dabei die für Ihre Clients erforderliche Arbeitsplatzkonfigurationsdatei erstellen und verteilen.
Textbausteine verwalten
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ANERKENNUNGSPREIS
Die JBSoftware entwickelt bereits seit über 25 Jahren Lösungen, welche u. a. den hohen Anforderungen der GoBD des deutschen Bundesfinanzministeriums entsprechen. Dabei arbeiten wir fortwährend daran, unsere Softwareprodukte jederzeit nach neuen Standards zu gestalten und entwickeln unsere Produkte regelmäßig weiter oder lassen Individuallösungen entstehen, welche in unser Spezialgebiet passen. So errang die JBSoftware beispielsweise auch bereits den Best Practice Award in Mannheim. >> Mehr dazu...