Welchen Nutzwert hat Watchdog für Office-n-PDF?

Office-n-PDF ist ein modernes Dokumentenmanagementsystem. Wichtige Schreiben werden gescannt und als PDF archiviert - zum schnellen Nachschlagen bei Bedarf. Watchdog ergänzt Office-n-PDF und passt selbstständig auf, ob neue Dokumente im Rechner vorliegen, die dem Archiv hinzugefügt werden sollen. Es bleibt das gesamte Dokumentenarchiv stets vollständig.

Watchdog für Office-n-PDF wacht nach seinem Aufruf im Hintergrund und überprüft zu jeder Zeit, ob neue zu archivierende Dokumente vorliegen.

Was ist Watchdog für Office-n-PDF?

Watchdog für Office-n-PDF ist ein Add-On zu Office-n-PDF und ermöglicht die voll automatische Archivierung neuer Dokumente. Diese können von einer Anwendung, einem Fax oder einer E-Mail stammen. Das Tool läuft eigenständig und ressourcenschonend im Hintergrund.

Ohne Benutzerbegrenzung

Es ist unerheblich, wie viele Personen vom Funktionsumfang des Watchdog für Office-n-PDF profitieren. Die Lizenz der Vollversion unterscheidet nicht zwischen dieser Anzahl. Das Add-On zu Office-n-PDF beschränkt sich ausschließlich auf die Dokumentendatenbank.

Was sind die Stärken?

Das AddOn überwacht Windows-Dateiverzeichnisse sowie einen für die Archivierung verwendeten E-Mail-Posteingang. Darüberhinaus lässt sich die automatisierte Dokumentenübergabe aus Fremdanwendungen heraus mittels Parameterübergabe steuern.

Entspricht rechtlichen Anforderungen

Das AddOn Watchdog für Office-n-PDF entspricht den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).

Mehrsprachige OCR-Texterkennung

Watchdog versteht neben deutsch auch diverse weitere Sprachen. So lassen sich beispielsweise auch englische oder französische Texte automatisiert in durchsuchbare Dokumente konvertieren.

Zeitnahe Weiterverarbeitung

Anwender können bereits unmittelbar nach dem automatischen Archivierungsprozess auf die Dokumente zugreifen. Diese lassen sich beispielsweise auschecken, weiterverarbeiten oder mit Kennzeichen versehen.

Funktionsweise von Watchdog für Office-n-PDF

Watchdog für Office-n-PDF ist ein äußerst ressourcenschonendes DMS mit automatischer Ordner- und E-Mail-Überwachung. Das Tool wacht nach seinem Aufruf im Hintergrund und überprüft zu jeder Zeit, ob neue zu archivierende Dokumente vorliegen. Dabei schlägt das DMS-Tool drei Wege ein.

 
Option 1Es wird ein extra für diesen Zweck angelegter "Hot Folder" überwacht. Alle Dokumente, die in diesem Ordner abgelegt werden, archiviert Watchdog im Hintergrund ganz automatisch. Mittels Regelassistenten werden die Dokumente anhand des Inhalts kontextbezogen im dafür geeigneten Archivzweig abgelegt.
Option 2Watchdog für Office-n-PDF überwacht auch eingehende E-Mails. PDF- und TIF-Anhänge werden dabei ebenfalls automatisch im Hintergrund archiviert.
Option 3Watchdog lässt sich mittels Parametrisierung steuern. So können Dokumente gemeinsam mit einer Beschreibungsdatei an das Add-On übergeben werden und somit ferngesteuert zielgenau in den passenden Ordnerzweig archiviert werden.

Um Watchdog für Office-n-PDF einzusetzen, benötigen Sie die folgende Hard- und Software.

Empfohlen wird ein Intel Dual Core Prozessor mit 2 GHz oder äquivalenter AMD-Prozessor.
Allgemein gilt:
Schnellere Prozessoren erzielen bessere Leistungen.
Als Betriebssystem benötigen Sie Microsoft Windows (32- oder 64-Bit) XP / Vista / Windows 7 / 8 / 8.1 / 10.

Um Watchdog für Office-n-PDF einsetzen zu können, wird eine Vollversion von Office-n-PDF Version 4 oder höher benötigt. Unterstützt wird hierbei die Standard-Edition (mit max. 1 Zieldatenbank) sowie die Professional-Edition (bis zu 6 Zieldatenbanken).
40 MB Speicherplatz sind erforderlich. Während der Installation sind 50 MB Speicherplatz erforderlich.

Nach Abschluss der Installation werden temporäre Dateien wieder vom System gelöscht.
Wir empfehlen mindestens 2 GB für 32-Bit-Versionen und mindestens 4 GB für 64-Bit-Versionen von Windows.

Die wichtigsten Funktionen der automatischen Dokumentenarchivierung auf einen Blick

Automatische Hintergrundarchivierung

Watchdog verhilft zur zeitnahen und zentralen Verfügbarkeit von Informationen, ohne die Notwendigkeit, Dokumente manuell zu archivieren. Dabei werden nicht durchsuchbare Texte automatisch durchsuchbar gemacht.
Integrierter Backup-Schutz Ihrer Quelldokumente

Die automatisch zu archivierenden Dokumente lassen sich optional in einem Backup-Ordner ablegen. So gehen auch bei einem Systemabsturz keine Informationen verloren.
Mehrplatzunterstützung ohne zeitliche Verzögerung

Mitarbeiter der gesamten Netzwerkumgebung erhalten neu archivierte Dokumente unmittelbar nach Abschluss des Archivierungsprozesses. So können beispielsweise Bestelleingänge zügig bearbeitet werden.
Sichere Datenverarbeitung dank Automatisierung

Mit Watchdog erfolgt eine sichere Bearbeitung von Geschäftsvorfällen und Transparenz der Teamarbeit, da zur Archivierung kein manueller Benutzereingriff notwendig ist.
Frei konfigurierbarer Regelassistent

Der neue Regelassistent ermöglicht es, die Datenstruktur eingehender Dokumente hintergrundgesteuert zu analysieren und eigenständig im Dokumentenarchiv dem passenden Archivzweig zuzuordnen.
Regelbare Langzeitarchivierung mittels Funktions-API

Automatische Gliederung und Zusammenführung von Daten, Fakten, Inhalten sowie Vereinfachung des Workflows durch intergierte Funktions-API. Befehle können mittels INI-Datei übergeben werden.
Bis zu 6 Zieldatenbanken werden unterstützt

Watchdog für Office-n-PDF kann bis zu 6 Zieldatenbanken gleichzeitig verwalten. So ist es beispielweise möglich, dass steuerrelevante Dokumente in das Buchhaltungsarchiv und Verträge in das Archiv Ihrer Vertragsdatenbank übertragen werden (benötigt Office-n-PDF Professional-Edition).
Kommentare und Beschreibungen

Neben der Archivierung der Dokumente können auch Kommentare in Form von Beschreibungen mit an das zu archivierende Dokument übergeben werden. So können auch Dateibeschreibungsinformationen aus Fremdanwendungen ohne zusätzlichen Programmieraufwand an das Dokumentenarchiv übertragen werden.
Zeitnahe Weiterverarbeitung

Anwender können bereits unmittelbar nach dem automatischen Archivierungsprozess auf die Dokumente zugreifen. Diese lassen sich beispielsweise auschecken und weiterverarbeiten.
Unterstützt Mehrkernprozessoren

Watchdog für Office-n-PDF kann Mehrkernprozessoren ansprechen und in unterschiedlichen Threads die Archivierung durchführen. Dies sorgt für einen zügigen Datendurchsatz.
Metadaten-Unterstützung

Watchdog unterstützt die Übernahme von Metadatenfeldern. Solche Metadaten lassen sich mittels einer Ini-Datei konfigurieren und gemeinsam mit Dokumenten an Watchdog übergeben.
TIFF-Bildunterstützung

Dank der TIFF-Bildunterstützung werden auch Faxe und Bildmaterial an Watchdog zur automatischen Archivierung übergeben, ebenfalls bei Bedarf gleich inklusive Texterkennung.
Unterstützt Scanner mit automatischer Ordnerablage

Dokumente, welche Ihr Scanner oder Ihr Faxgerät als PDF und Bilddatei erzeugen, werden ohne zeitliche Verzögerung einer OCR-Texterkennung unterzogen und als Volltextdokument archiviert.
E-Mail-Überwachung für Ihren Außendienst

Außendientsmitarbeiter können Unterlagen per E-Mail direkt in das Archiv der Zentrale senden. Die Unterlagen stehen anschließend sofort zur Weiterverarbeitung dem gesamten Team zur Verfügung.
PDF/A Langzeitarchivformat

Das AddOn Watchdog für Office-n-PDF unterstützt auch PDF/A zur revisionssicheren Langzeitarchivierung.
E-Mail-Benachrichtigung

Auf Befehl informiert Sie Watchdog für Office-n-PDF per E-Mail über fehlgeschlagene Archivierungsvorgänge.
Zum Einsatz von Watchdog für Office-n-PDF ist eine lizenzierte Vollversion der Office-n-PDF Standard- oder Professional-Edition (ab Version 4) erforderlich.
ANERKENNUNGSPREIS
Die JBSoftware entwickelt bereits seit über 25 Jahren Lösungen, welche u. a. den hohen Anforderungen der GoBD des deutschen Bundesfinanzministeriums entsprechen. Dabei arbeiten wir fortwährend daran, unsere Softwareprodukte jederzeit nach neuen Standards zu gestalten und entwickeln unsere Produkte regelmäßig weiter oder lassen Individuallösungen entstehen, welche in unser Spezialgebiet passen. So errang die JBSoftware beispielsweise auch bereits den Best Practice Award in Mannheim. >> Mehr dazu...