Variablen, Variablen, Variablen


(ab V3) Jetzt können Sie komplexe Regelbedingungen mithilfe leicht verständlicher Variablen erstellen, die beispielsweise festlegen, welche Informationen in Metadatenfeldern gespeichert werden sollen. Auf diese Weise ermöglichen Sie dynamische Wertzuweisungen sowohl für Dateibezeichnungen als auch für Metadaten. Variablen wie "Letzter Monat" oder "Nächstes Jahr" können eingesetzt werden, um Unterlagen, die sich auf den letzten Monat beziehen, entsprechend automatisiert organisiert abzulegen.

Neue Variablentypen wie Festwerte oder CSV-basierte Werte können für Datenbankfeldzuweisungen bestimmt werden. Beispielsweise können Sie aus einem Warenwirtschaftssystem heraus Dateien mit einem Namensmuster "1234_Mustermann GmbH_1075,75.pdf" erzeugen lassen. Anschließend sorgt Watchdog für Office-n-PDF basierend auf dem Trennzeichen "_" für die entsprechenden die Metadaten-Feldeinträge. Diese lauten in diesem Beispiel: "Rechnungsnummer: 1234", "Kunde: Mustermann GmbH" und "Betrag: 1.075,75 €"

Parameterbasierte Suche nach Regeln


(ab V3) Häufig sucht man nach einer Regel, die bestimmte Wertzuweisungen und Begriffe enthält. Mit dem neuen Suchassistenten ist es jetzt sehr einfach, diese zu finden und durch die Suchergebnisse zu navigieren.

Regeln lassen sich gruppieren


(ab V3) Wenn man viele Regeln anlegt, kann man leicht den Überblick verlieren. Um dies zu vermeiden, katalogisieren Sie Ihre Regeln, indem Sie sie in Gruppen unterteilen. Innerhalb jeder dieser Gruppen lassen sich die Regeln leicht neu anordnen und sortieren. Zudem ist es nun möglich, Regeln zu filtern.

Regelbeschreibungen immer im Blick


(ab V3) Regelbeschreibungen werden jetzt nicht mehr nur eingeblendet, wenn man eine Regel öffnet, um sie zu bearbeiten. Neu ist, dass Regelbeschreibungen bereits in der Regelübersicht einsehbar sind. Dadurch können Sie beispielsweise falsche "Wenn-Dann-Aktionen" sofort erkennen und gezielt nachjustieren.

Neue Dokumente an oberste Position


(ab V3) Bisher wurden neue Dokumente in Office-n-PDF grundsätzlich an der letzten Position abgelegt. Mit dem neuen Watchdog für Office-n-PDF können Sie jedoch über die Programmeinstellungen festlegen, dass neu zu archivierende Dokumente stets an der obersten Position hinzugefügt werden. Dadurch sind neue Dokumente im Archiv stets als Erstes sichtbar.

Import von ZUGFeRD-Rechnungen


(ab V3) Während der Archivierung werden nun auch ZUGFeRD-Rechnungen (Norm ISO 19005-3) direkt erkannt, archiviert und dazu jegliche Änderungsoptionen untersagt. ZUGFeRD, das Akronym für "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland", ist ein branchenübergreifendes Format zum Austausch elektronischer Rechnungsdaten, wobei ein inhaltlich identisches Mehrstück derselben Rechnung als XML in das PDF eingebettet wird.

ZUGFeRD wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) mit Unterstützung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie erarbeitet und kann sowohl im B2B-, im B2G- als auch im B2C-Geschäftsverkehr eingesetzt werden. Es ist zu erwarten, dass sich das Format "ZUGFeRD" zu einem deutschlandweiten und möglicherweise auch europäischen Pflichtformat entwickelt.

Unterstützt TLS 1.2 und TLS 1.3


(ab V3) TLS, kurz für Transport Layer Security, ist ein Protokoll zur Verschlüsselung von E-Mails. TLS wird verwendet, um Daten zwischen Watchdog für Office-n-PDF und Servern sicher zu übertragen, um vertraulichen Informationen zu schützen. Watchdog für Office-n-PDF unterstützt ab sofort die Protokolle TLS 1.2 und TLS 1.3, wobei TLS 1.3 eine verbesserte Sicherheit durch den Verzicht auf veraltete und unsichere Verschlüsselungsmethoden bietet.

Zudem führt der Handshake-Prozess in TLS 1.3 zu schnelleren und effizienteren Verbindungen. TLS 1.3 legt großen Wert auf Forward Secrecy, was bedeutet, dass selbst wenn die Schlüssel kompromittiert werden, frühere Kommunikationen nicht entschlüsselt werden können. Egal für welches Protokoll Sie sich entscheiden, bleiben Sie mit Watchdog für Office-n-PDF stets auf der sichersten Seite.

OCR-Texterkennung unterstützt weitere Sprachen


(ab V2) OCR (Optische Zeichenerkennung) ist ein Prozess, bei dem Text aus Bildern oder gescannten Dokumenten erkannt und in bearbeitbaren Text umgewandelt wird, und zwar in unterschiedlichsten Sprachen. Neben Deutsch unterstützt Watchdog für Office-n-PDF ab sofort viele weitere Sprachen, wie beispielsweise Englisch, Spanisch, Russisch, Türkisch, Französisch, u.v.m.

Frei konfigurierbarer Regelassistent


(ab V2) Der neue Regelassistent ermöglicht es, die Datenstruktur eingehender Dokumente hintergrundgesteuert zu analysieren und eigenständig im Dokumentenarchiv dem passenden Archivzweig zuzuordnen. Ganz ohne menschliches Zutun!

Dabei lassen sich neben Regelbedingungen mit optionalen Zusatzbedingungen auch Alternativregeln festlegen. Wenn beispielsweise Regel 1 nicht greift, so greift Regel 2 oder umgekehrt - falls Regel 1 bereits greift, so prüfe nicht auf Regel 2. Aber auch Ausnahmebedingungen lassen sich festlegen und mit der integrierten OCR-Texterkennung kombinieren.
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