Bis zu 6 Zieldatenbanken werden unterstützt


Geben Sie bis zu 6 Zieldatenbanken (benötigt Professional-Edition) an. Watchdog für Office-n-PDF übernimmt den Rest. So überwacht Öffice-n-PDF bis zu 6 so genannte "Hot-Folder". Erscheint ein neues Dokument in einem dieser "Hot-Folder", wird dieses augenblicklich archiviert.

Integrierte E-Mail-Überwachung


Eine weitere Besonderheit von Watchdog für Office-n-PDF ist die E-Mail-Überwachung. Dank dieser Funktion lassen sich Dokumente von unterwegs direkt in das zentrale Dokumentenarchiv der Firma senden und stehen sofort sämtlichen Mitarbeitern des Unternehmens zur Verfügung.

Mehrsprachige OCR-Texterkennung


Die mehrsprachige Texterkennung sorgt dafür, dass nicht durchsuchbare fremdsprachige Dokumente in Windeseile durchsuchbar werden, das alles natürlich gänzlich automatisiert.

Unterstützt werden Bulgarisch, Deutsch, Dänisch, Englisch, Estnisch, Finnisch, Französisch, Indonesisch, Italienisch, Katalanisch, Kroatisch, Lettisch, Litauisch, Niederländisch, Norwegisch, Polnisch, Portugiesisch, Rumänisch, Russisch, Schwedisch, Slowakisch, Slowenisch, Spanisch, Tschechisch, Türkisch, Ungarisch.

Umfangreiche Konfigurationsoptionen


Selbstverständlich lassen sich auch die aus Office-n-PDF gewohnten Einstellungen vorkonfigurieren. So können Dokumente zum Beispiel automatisch als signiertes PDF/A Dokument abgelegt werden.

Parametrisierte Hintergrundarchivierung


Der eigentliche Archivierungsprozess läuft gänzlich im Hintergrund und ohne Eingriff eines Nutzers. Mittels Parametersteuerung oder INI-Datei lassen sich Dokumente auch aus fremden Datenbankanwendungen ansteuern.

Protokollerstellung mit E-Mail-Benachrichtigung


Jegliche Dokumentenarchivierung wird detailliert protokolliert. Auf Wunsch wird ein neuer Archivstatus direkt auf das Smartphone bzw. einen gewünschten E-Mail-Account weitergeleitet. So bleiben Sie darüber informiert, wenn einmal eine Archivierung aufgrund einer fehlerhaften Datei nicht funktionierte.

Regelassistent


Der Regelassistent ermöglicht es, die gesamte Datenstruktur eingehender Dokumente hintergrundgesteuert zu analysieren und eigenständig im Dokumentenarchiv dem passenden Archivzweig zuzuordnen.

So werden z. B. alle eingehenden Rechnungen der Telekom im Archivzweig für "Eingehende Rechnungen" gänzlich hintergrundgesteuert archiviert, während neue Bestellungen beispielsweise im Archivordner "Neubestellungen" abgelegt werden.

Zusätzlich können Metadatenfelder generiert, Schlagwörter zugeordnet und Kennungen vergeben werden - all dies ganz automatisch, ohne menschliches Zutun.
ANERKENNUNGSPREIS
Die JBSoftware entwickelt bereits seit über 25 Jahren Lösungen, welche u. a. den hohen Anforderungen der GoBD des deutschen Bundesfinanzministeriums entsprechen. Dabei arbeiten wir fortwährend daran, unsere Softwareprodukte jederzeit nach neuen Standards zu gestalten und entwickeln unsere Produkte regelmäßig weiter oder lassen Individuallösungen entstehen, welche in unser Spezialgebiet passen. So errang die JBSoftware beispielsweise auch bereits den Best Practice Award in Mannheim. >> Mehr dazu...