Grundsätze zur rechtssicheren digitalen Archivierung


Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) werden im Zusammenwirken zwischen Finanzverwaltungen von Bund und Ländern, Wirtschaftsverbänden und den steuerberatenden Berufen abgestimmt. Unternehmen sind hierdurch gezwungen, Dokumente über viele Jahre hinweg vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufzubewahren. Außerdem müssen die Daten zeitgerecht erfasst und maschinell auswertbar sein. Diese Grundsätze fassen die Anforderungen der Finanzverwaltung zusammen und sorgen somit für die für Unternehmen so wichtige Rechtsklarheit.

Dazu gehören sämtliche Geschäftsvorgänge, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wurde, so zum Beispiel E-Mails, Geschäftsbriefe, Aufträge, Verträge und sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

§ Office-n-PDF entspricht den aktuellsten GoBD des deutschen BMF


Mit Hilfe von Office-n-PDF kann Ihr Unternehmen die gegebenen rechtlichen Risiken einfach und zuverlässig ausschließen. Denn Office-n-PDF entspricht bereits den zum 1. Januar 2015 durch das Bundesfinanzministerium veröffentlichten "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD - Az.: IVA4 - S 0316/13/10003 | DOK 2014/0353090)" und unterstützt dabei trotz ausgesprochen hoher Performance die symmetrische AES-Verschlüsselung (Rijndael Algorithmus).

Office-n-PDF ermöglicht die gesetzeskonforme Archivierung durch Unterstützung des Langzeitarchivierungsformats PDF/A, dem Format zur Langzeitarchivierung digitaler Dokumente, welches von der International Organization for Standardization (ISO) als Subset des Portable Document Format (PDF) genormt wurde. Die Norm ist nach
ISO 19005-1:2005 spezifiziert. Zusätzlich erreicht Office-n-PDF die Unveränderbarkeit Ihrer Dokumente durch Einbindung eines Signatur-Zertifikats.

Zusätzlich werden auch sämtliche extern hinzugefügte Dokumente (z. B. aus Word oder Libre-/OpenOffice), aber auch eingescannte Unterlagen direkt in das Langzeitarchivierungsformat PDF/A konvertiert und auf Wunsch ebenfalls mit einer digitalen Unterschrift (Zertifikatssignatur) versehen.

Ordnungsgemäßen Aufbewahrungsfristen mittels "Verfallsdatum" entsprechen


Das Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB) sowie die Abgabenordnung (§ 147 AO) regeln diese Aufbewahrungsfristen. Sämtliche dieser Fristen beginnen mit Schluss des Kalenderjahres, indem die Dateien und Dokumente entstanden sind.
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Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen sowie Buchungsbelege müssen zehn Jahre aufbewahrt werden.
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Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, müssen sechs Jahre aufbewahrt werden.
Durch das hinzuschaltbare Verfallsdatum können digitale Archive gemäß deren Aufbewahrungsfristen geführt und automatisiert entschlackt werden.

Gescannte Belege als Ersatz für das Original


Sofern Sie Belege in Papierform erhalten, können deren digitalisierte Kopien mit Hilfe von Office-n-PDF grundsätzlich denselben Stellenwert wie das Original erhalten. Diese digitalen Kopien sind so aufzubewahren, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt. Eine vollständige Farbwiedergabe ist nur dann erforderlich, wenn der Farbe Beweisfunktion zukommt (z. B. Minusbeträge in roter Schrift, Sicht-, Bearbeitungs- und Zeichnungsvermerke in unterschiedlichen Farben).

Für Besteuerungszwecke sind elektronische Signaturen oder Zeitstempel nicht zwingend erforderlich. Werden die Belege weiterbearbeitet, z. B. durch ein OCR-Verfahren (Optical-Character-Recognition-Verfahren), müssen die dadurch gewonnenen Informationen mit aufbewahrt werden.

Rechtssichere Archivierung Ihrer E-Mails


Office-n-PDF archiviert auch E-Mails. Dabei werden eingehende E-Mails ebenso unterstützt, wie sämtliche ausgehende E-Mails. Dient ein E-Mail übrigens lediglich als Transportmittel, z. B. für eine angehängte Rechnung, und enthält darüber hinaus keine aufbewahrungspflichtigen Informationen, so muss sie nicht aufbewahrt werden (analog zum Papierbriefumschlag bei der Papierrechnung).

Rechtssichere Aufbewahrung von Dateien in Office-Formaten (z. B. Microsoft Word oder Open-/Libre-Office)


Die GoBD problematisieren ausdrücklich bestimmte Formate und Aufbewahrungsformen, wie Office-Formate und Beleg- und Dokumentenablagen auf Dateisystemebene, da diese technisch einfach veränderbar bzw. unprotokolliert löschbar sind. Beachten Sie in diesem Zusammenhang bitte auch, dass wenn eingehende Dateien in ein anderes, inhaltlich aber identisches Format verlustfrei umgewandelt werden, die Original-Datei ebenfalls aufzubewahren ist. Diese darf nicht gelöscht werden!

Mit Office-n-PDF sind Sie jedoch auch hier auf der sicheren Seite. Denn Dateien in Office-Formaten werden zusätzlich PDF/A-konform archiviert, indexiert und signiert (mittels Zertifikatsunterstützung). Damit erhalten auch Ihre Microsoft-Office-Dokumente die notwendige Beweiskraft, da diese vor Veränderungen geschützt und mit ergänzenden Informationen (z. B. Datum und Uhrzeit) dem Archiv beigefügt werden.

Sonderfall Schweiz und Österreich?


Die hier erwähnten Datenarchivierungsgrundsätze sind auch für Österreich und die Schweiz relevant. Lediglich die Bezeichnungen der zu Grunde liegenden Gesetze und Vorschriften weichen teilweise ab.

Für Österreich gelten die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften nach
§ 189 UGB und §§ 131, 132 BAO sowie das Fachgutachten des Fachsenats Datenverarbeitung der Kammer der Wirtschaftstreuhänder zur "Ordnungsmäßigkeit von IT-Buchführungen" (KFS DV1).

Für die Schweiz gelten die Vorschriften zur Buchführung, Aufbewahrung und Edition des schweizerischen Obligationenrechts (OR) sowie die Richtlinien der Treuhand-Kammer bezüglich der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (Revisionshandbuch der Schweiz) und die "Richtlinien für die Ordnungsmäßigkeit des Rechnungswesens unter steuerlichen Gesichtspunkten sowie über die Aufzeichnung von Geschäftsunterlagen auf Bild- oder Datenträger und deren Aufbewahrung" der eidgenössischen Steuerverwaltung (EStV).

Rechtssichere Archivierung mit Office-n-PDF im Detail


Sämtliche Verantwortung für die ordnungsgemäße Umsetzung der rechtlichen Anforderungen liegt beim Unternehmer. Kommt dieser seiner Pflicht nicht nach, drohen steuerrechtliche, in bestimmten Fällen auch zivilrechtliche Sanktionen. Daher ist es ausgesprochen wichtig, seine Daten einem System anzuvertrauen, welches den rechtlichen Anforderungen zur digitalen Datenablage entspricht. Office-n-PDF unterstützt Sie dabei, sämtliche geltenden gesetzlichen Anforderungen zuverlässig erfüllen zu können.
:: Aufbewahrungsfristen
Die in Office-n-PDF archivierten Dateien und E-Mails stimmen mit dem Original überein und lassen sich jederzeit ohne Informationsverluste aus dem Archiv heraus wiederherstellen.
:: Manipulationssicherheit
Neben der elektronischen Unterschrift (Signatur) sorgt die integrierte AES-Verschlüsselung für Archivdateien sowie die Unterstützung des Langzeitarchivierungsformats PDF/A für die zwingend notwendige Manipulationssicherheit.
:: Manipulationssicherheit
Neben der elektronischen Unterschrift (Signatur) sorgt die integrierte AES-Verschlüsselung für Archivdateien sowie die Unterstützung des Langzeitarchivierungsformats PDF/A für die zwingend notwendige Manipulationssicherheit.
:: Originalgetreue Archivierung
Archivierte Dateien und E-Mails stimmen mit dem Original überein und können jederzeit ohne jeglichen Informationsverlust aus dem Archiv heraus wiederhergestellt werden.

DSGVO und GoBD (k)ein Widerspruch!?


Gar nicht weit von unserem Support-Center entfernt, ereignete sich im August 2017 die folgende Begebenheit:

Der Rentner Peter S. findet in Frankfurt Bornheim (Hessen) knapp 200 Aktenordner mit zum Teil hochsensiblen personenbezogenen Daten, achtlos entsorgt auf einem Radweg zwischen einem Friedhof und einer Kleingartenanlage. Dieser Aktenberg voller vertraulicher Daten stellt nach der bereits ein Jahr zuvor in Kraft getretenen EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) eine absolute Katastrophe dar, welche seit dem 25. Mai 2018 auch empfindliche Geldbußen von bis zu vier Prozent des weltweiten Jahresumsatzes beziehungsweise von bis zu 20 Millionen Euro für ein dafür verantwortliches Unternehmen nach sich ziehen kann. Die besagten Dokumente entstammten offensichtlich einer - mittlerweile wohl nicht mehr existierenden - Gebäudereinigungsfirma.

Wie sich an diesem Ereignis gut erkennen lässt, ergibt sich aus der EU-DSGVO und den GoBD keineswegs ein Widerspruch und Unternehmen
jeglicher Größenordnung sollten nicht erst durch derartige Geschehnisse sensibilisiert sein. Ein speziell zur elektronischen Archivierung vollindexiertes, nachvollziehbares sowie revisionssicheres digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS) aufbewahrungspflichtiger oder aufbewahrungswürdiger Informationen und Dokumente entspricht nicht nur den strengen Kriterien der GoBD, sondern insbesondere auch der EU-DSGVO.

Denn nur mit einem vor unbefugtem Zugriff geschützten Dokumentenarchivsystem stellen Sie sicher, dass kein Mitarbeiter - wenn auch nur versehentlich - Einblicke in personenbezogene Daten erhält, obgleich er für seine Tätigkeit diese spezifischen Daten weder benötigt noch verarbeiten darf. Ein solch unbefugter Mitarbeiter könnte schon deshalb teuer werden, wenn er von derartigen Datenlücken Kenntnis hat und beim - möglicherweise unfreiwilligen - Verlassen des Unternehmens den Unternehmer anschwärzen würde.

Die JBSoftware Unternehmensgruppe bietet dazu mit Office-n-PDF Professional-Edition (Made in Germany) ein recht ausgeklügeltes Berechtigungskonzept. Damit lassen sich nicht einfach nur pauschale Zugriffsrechte für einzelne Benutzer und Gruppen einrichten, sondern beispielsweise auch Schreib- und Lesezugriffe gesondert vergeben. Aber auch Export- und Drucksperren lassen sich aktivieren, so dass ein Benutzer firmeninterne Daten zwar "sehen" aber nicht unmittelbar exportieren oder ausdrucken kann. Darüber hinaus lässt sich mit Office-n-PDF auch das durch die EU-DSGVO eingeforderte Recht auf Löschung (Recht auf Vergessenwerden, Art. 17 der DSGVO) ganz einfach mittels Verfallsdatum realisieren.

Und sollten sich unsere Wege einmal trennen, können Sie dank des integrierten Strukturexports sämtliche Daten 1:1 in der bereits über Jahre in Office-n-PDF mühsam aufgebauten Baumstruktur exportieren (Berechtigung natürlich vorausgesetzt).

Office-n-PDF lässt sich zusätzlich auch als eine so genannte "Kontaktakte" in unser Customer-Relationship-Managementsystem "CRM-Plus" sowie in viele andere Hyperlink-kompatible CRM- und ERP-Systeme einbinden. Dieses innovative Bedienkonzept bieten wir mit unserer fast 30jährigen fachspezifischen Erfahrung im Bereich des professionellen Kontakt- und Informationsmanagements unter anderem durch unseren vielfach gelobten Support, der von einem Team aus hochversierten IT-Experten geleistet wird.

Fazit: Zwischen der GoBD und der EU-DSGVO besteht bezüglich der Datensicherheit eine hohe Konvergenz. So unterliegen personenbezogene Daten der EU-DSGVO und dabei unverändert auch den gesetzlich geregelten Aufbewahrungsfristen der strengen Grundsätze zur rechtssicheren digitalen Archivierung (GoBD).

Seien auch Sie bereit für die digitale Zukunft und testen uns und unsere Produkte noch heute! Lassen Sie sich von dem stets intuitiven Bedienkonzept unserer Lösungen begeistern und sichern Sie sich wichtige Wettbewerbsvorteile durch frühzeitige Umstellung auf eine revisionssichere elektronische Archivlösung mit einer konstant hohen Performance, selbst bei vielen hunderttausenden von Dokumenten unterschiedlichster Dateiformate - hoch flexibel und skalierbar!

Haben Sie noch Fragen zum Thema GoBD?



In diesem Fall empfehlen wir Ihnen den Download der "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)".


Download der Grundsätze (GoBD)

Rechtlicher Hinweis


Diese Informationsseite erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Sie dient lediglich der Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Für eine verbindliche Rechtsberatung wenden Sie sich bitte an einen spezialisierten Rechtsanwalt. Eine Gewähr und Haftung für die Richtigkeit dieser Angaben wird nicht übernommen.
ANERKENNUNGSPREIS
Die JBSoftware entwickelt bereits seit über 25 Jahren Lösungen, welche u. a. den hohen Anforderungen der GoBD des deutschen Bundesfinanzministeriums entsprechen. Dabei arbeiten wir fortwährend daran, unsere Softwareprodukte jederzeit nach neuen Standards zu gestalten und entwickeln unsere Produkte regelmäßig weiter oder lassen Individuallösungen entstehen, welche in unser Spezialgebiet passen. So errang die JBSoftware beispielsweise auch bereits den Best Practice Award in Mannheim. >> Mehr dazu...