Durch das hinzuschaltbare Verfallsdatum können digitale Archive gemäß deren Aufbewahrungsfristen geführt und automatisiert entschlackt werden.
Gescannte Belege als Ersatz für das Original
Sofern Sie Belege in Papierform erhalten, können deren digitalisierte Kopien mit Hilfe von Office-n-PDF grundsätzlich denselben Stellenwert wie das Original erhalten. Diese digitalen Kopien sind so aufzubewahren, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt. Eine vollständige Farbwiedergabe ist nur dann erforderlich, wenn der Farbe Beweisfunktion zukommt (z. B. Minusbeträge in roter Schrift, Sicht-, Bearbeitungs- und Zeichnungsvermerke in unterschiedlichen Farben).
Für Besteuerungszwecke sind elektronische Signaturen oder Zeitstempel nicht zwingend erforderlich. Werden die Belege weiterbearbeitet, z. B. durch ein OCR-Verfahren (Optical-Character-Recognition-Verfahren), müssen die dadurch gewonnenen Informationen mit aufbewahrt werden.Rechtssichere Archivierung Ihrer E-Mails
Office-n-PDF archiviert auch E-Mails. Dabei werden eingehende E-Mails ebenso unterstützt, wie sämtliche ausgehende E-Mails. Dient ein E-Mail übrigens lediglich als Transportmittel, z. B. für eine angehängte Rechnung, und enthält darüber hinaus keine aufbewahrungspflichtigen Informationen, so muss dieses nicht zusätzlich aufbewahrt werden (analog zum Papierbriefumschlag bei der Papierrechnung). Beachten Sie gemäß Art. 5 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO hierbei ebenso den Grundsatz zur Datenminimierung.Rechtssichere Aufbewahrung von Dateien in Office-Formaten (z. B. Microsoft Word oder Open-/Libre-Office)
Die GoBD problematisieren ausdrücklich bestimmte Formate und Aufbewahrungsformen, wie Office-Formate und Beleg- und Dokumentenablagen auf Dateisystemebene, da diese technisch einfach veränderbar bzw. unprotokolliert löschbar sind. Beachten Sie in diesem Zusammenhang bitte auch, dass wenn eingehende Dateien in ein anderes, inhaltlich aber identisches Format verlustfrei umgewandelt werden, die Original-Datei ebenfalls aufzubewahren ist. Diese darf nicht gelöscht werden!
Mit Office-n-PDF sind Sie jedoch auch hier auf der sicheren Seite. Denn Dateien in Office-Formaten werden zusätzlich PDF/A-konform archiviert, indexiert und signiert (mittels Zertifikatsunterstützung). Damit erhalten auch Ihre Microsoft-Office-Dokumente die notwendige Beweiskraft, da diese vor Veränderungen geschützt und mit ergänzenden Informationen (z. B. Datum und Uhrzeit) dem Archiv beigefügt werden.Sonderfall Schweiz und Österreich?
Die hier erwähnten Datenarchivierungsgrundsätze sind auch für Österreich und die Schweiz relevant. Lediglich die Bezeichnungen der zu Grunde liegenden Gesetze und Vorschriften weichen teilweise ab.
Für Österreich gelten die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften nach § 189 UGB und §§ 131, 132 BAO sowie das Fachgutachten des Fachsenats Datenverarbeitung der Kammer der Wirtschaftstreuhänder zur "Ordnungsmäßigkeit von IT-Buchführungen" (KFS DV1).
Für die Schweiz gelten die Vorschriften zur Buchführung, Aufbewahrung und Edition des schweizerischen Obligationenrechts (OR) sowie die Richtlinien der Treuhand-Kammer bezüglich der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (Revisionshandbuch der Schweiz) und die "Richtlinien für die Ordnungsmäßigkeit des Rechnungswesens unter steuerlichen Gesichtspunkten sowie über die Aufzeichnung von Geschäftsunterlagen auf Bild- oder Datenträger und deren Aufbewahrung" der eidgenössischen Steuerverwaltung (EStV).Rechtssichere Archivierung mit Office-n-PDF im Detail
Sämtliche Verantwortung für die ordnungsgemäße Umsetzung der rechtlichen Anforderungen liegt beim Unternehmer. Kommt dieser seiner Pflicht nicht nach, drohen steuerrechtliche, in bestimmten Fällen auch zivilrechtliche Sanktionen. Daher ist es ausgesprochen wichtig, seine Daten einem System anzuvertrauen, welches den rechtlichen Anforderungen zur digitalen Datenablage entspricht. Office-n-PDF unterstützt Sie dabei, sämtliche geltenden gesetzlichen Anforderungen zuverlässig erfüllen zu können.
